Klausurtagungen sind wichtig für die Entwicklung einer Organisation, denn in diesen Formaten wird gemeinsam Zukunft gestaltet. Damit ein zur Herausforderung passender Aufbau effektiv zu Lösungen und klaren nächsten Schritten führt, gibt es einiges zu beachten.
Ich moderiere Klausurtagungen, Strategie-Workshops und Offsites. In diesem Artikel teile ich mein Wissen zur Vorbereitung, Moderation und Dokumentation einer erfolgreichen Klausur. Der Artikel bezieht sich auf eine Präsenzveranstaltung, viele Impulse lassen sich auf eine Online-Durchführung übertragen. Kontaktiere mich, wenn du einen Moderator für deine nächste Klausur suchst.
1. Das Ziel einer Klausurtagung
Bevor eine Agenda entstehen kann oder die passenden Methoden ausgewählt werden, ist es wichtig, eine klare Zielsetzung für die Klausurtagung zu definieren. Ich frage deshalb bei der Vorbesprechung:
Was wäre das ideale Ergebnis der Klausurtagung?
Was benötigt das Team bzw. die Organisation, um nach der Klausurtagung klar und effektiv weiterarbeiten zu können?
Meistens geht es darum, eine Vision, eine Strategie oder eine Roadmap für die nächsten Monate bzw. Jahre zu erarbeiten. Oft wird auch an den Themen Team- und Organisationsentwicklung gearbeitet. Wir definieren dann gemeinsam auf der Tagung Rollen, klären Kompetenzen sowie Aufgaben und prüfen, ob wichtige Zukunftsfähigkeiten bereits vorhanden sind oder wie diese in der Organisation entwickelt werden können. Wenn ich zum ersten Mal mit einem Unternehmen zusammenarbeite erkundige ich mich außerdem nach den Erfahrungen mit der letzten Klausurtagung. Was lief dort gut, was hat nicht geklappt? Diese Informationen liefern wertvolle Impulse für die Konzeption.
2. Die Länge einer Klausurtagung
Sobald das Ziel klar ist, kann im nächsten Schritt über die Länge der Klausurtagung gesprochen werden. Ich moderiere meistens ein- bis zweitägige Formate, hatte aber auch schon Anfragen für Events mit bis zu vier Tagen. Neben den limitierenden Faktoren Budget und Verfügbarkeit der Teilnehmenden empfehle ich, folgende Fragen bei einer Entscheidung zu berücksichtigen:
Wann hat sich das Team zum letzten Mal live gesehen? Je länger dieser Zeitpunkt zurückliegt, desto mehr Bedarf besteht für einen informellen Austausch, das Netzwerken und verbindende Teambuilding-Elemente.
Wie klar ist das Ziel bzw. die Herausforderung für alle Teilnehmenden und welche Erwartungen haben diese an das Format? Zur Prüfung empfehle ich einen kurzen (60 Minuten) vorbereitenden Online-Termin mit dem gesamten Team. Ergänzend kann auch eine Online-Umfrage (7-10 Fragen, max. 5 Minuten Bearbeitungszeit) vorab durchgeführt werden. Das hilft bei einer Vorauswahl der Themen und bei der Einschätzung, wie viel Klärungsbedarf besonders zu Beginn der Klausurtagung eingeplant werden sollte.
Eine der wichtigsten Aufgaben einer Klausurtagung ist es, allen Teilnehmenden Raum für ihre Einschätzungen und Ideen zu geben, sodass ein Teamergebnis entsteht, welches von allen unterstützt wird. Die Größe der Gruppe wirkt sich also auch auf die Länge der Veranstaltung aus. Je mehr Menschen teilnehmen, desto mehr Zeit wird benötigt, damit alle gehört werden.
3. Der optimale Ort für eine Klausurtagung
Damit ein Team so fokussiert wie möglich während einer Klausurtagung arbeiten kann, ist es wichtig, dass diese nicht in den Räumen der Organisation stattfindet. Hier kann es immer wieder zu Unterbrechungen durch nicht teilnehmende Kolleg*innen oder Aufgaben des Tagesgeschäfts kommen. Ich empfehle einen attraktiven und inspirierenden Ort mit ausreichendem Abstand zum Arbeits- und Lebensalltag, wo Störung und Ablenkung auf ein Minimum reduziert werden. Im Idealfall bietet sich die Umgebung für Outdoor-Teambuilding und den Perspektivwechsel durch z. B. einen Spaziergang, eine (Nacht-)Wanderung, ein gemeinsames Lagerfeuer, oder eine Boots- bzw. Seilbahnfahrt an.
4. Der Aufbau einer Klausurtagung: Elemente und Methoden
Eine erfolgreiche Klausurtagung hat viele Gemeinsamkeiten mit einem effektiven Workshop. Beim Aufbau der Agenda ist es wichtig die Elemente und Methoden sinnvoll aufeinander abzustimmen. Ich empfehle hierzu meinen Artikel über die vier Phasen eines effektiven Workshops: Recherche, Fokus, Ideenentwicklung und Planung. Folgende Elemente und Methoden sind grundlegender Bestandteil einer effektiven Klausurtagung:
Check-In und Check-Out zu Beginn und am Ende der Klausurtagung. Diese beiden kurzen Momente bilden die Grundlage für eine persönliche Zusammenarbeit. Ein paar Beispiele für Fragen, die dort gestellt werden: Wie geht es dir heute? Welche Ergebniserwartung hast du an die Tagung? Mit welchem Gefühl verlässt du das Format?
Teambuilding, z. B. durch die Marshmallow-Challenge, einen Listening-Walk oder eine kreative Übung mit Lego Serious Play. Diese Elemente machen Spaß, verbinden die Teilnehmenden schnell miteinander und involvieren Körper und Geist gleichermaßen.
Kurze Impulsvorträge aus dem Team oder durch die Moderation zu vorab definierten Themen (z. B. Design Thinking, Trends, Wettbewerb, Innovationen, nutzerzentrierte Interviewführung, OKRs, KPIs).
Diskussion und Austausch im Plenum, um die wichtigsten Themen, Annahmen, Hypothesen sowie offene Fragen zu sammeln.
Auswahl der relevantesten Themen für die weitere Ausarbeitung, z.B. durch ein Dot-Voting oder eine Entscheidungsmatrix. Mögliche Achsen sind z. B. Ressourcen, Know-how, Nutzerzentrierung oder Wirkung.
Stilles Brainstorming, so dass alle gleichermaßen ihre Gedanken und Ideen in Ruhe und ohne Beeinflussung einbringen können.
Die fokussierte Ausarbeitung von Lösungen bzw. Ideen in Kleingruppen mit Hilfe eines selbsterklärenden Templates. Ich empfehle A3 oder größer.
Eine Präsentation der ausgearbeiteten Ideen und Lösungen im Plenum mit anschließender Feedback-Runde.
Am Ende werden dann klare nächste Schritte und Verantwortlichkeiten definiert, damit die Organisation optimal mit den Ergebnissen weiter arbeiten kann.
Die detaillierte Ausarbeitung der Agenda klappt hervorragend mit dem Online-Tool Sessionlab. Pausen plane ich in der ersten Tageshälfte alle 90 Minuten und in der zweiten alle 60 Minuten ein, um immer wieder für Entspannungsmomente in der intensiven Zusammenarbeit zu sorgen.
5. Die Moderation einer Klausurtagung
Neben der Vorbereitung ist die Moderation entscheidend für das Gelingen. Im Idealfall übernimmt eine externe Person diese Rolle, die außerhalb der Organisationshierarchie steht, sodass keine internen Konflikte provoziert werden. Die Moderation sorgt dafür, dass der Zeitplan der Agenda eingehalten wird und alle die zuvor vereinbarte Arbeitshaltung berücksichtigen. So entsteht eine kreative und produktive Arbeitsatmosphäre, bei der sich die Teilnehmenden gleichermaßen beteiligen und fokussiert an den ausgewählten Themen arbeiten. Die Moderation grenzt dabei bewusst ausschweifende Redebeiträge ein und involviert introvertierte Teilnehmende. Eine weitere Aufgabe der Moderation ist außerdem die strukturierte Visualsierung aller wichtigen Inhalte, Ideen und Erkenntnisse, die im Rahmen der Klausurtagung entstehen. Dies gelingt gut mit Markern und Post-its auf Whiteboards, Pinnwänden und Flipcharts.
6. Die Dokumentation einer Klausurtagung
Nach der Klausurtagung werden die wichtigsten Ergebnisse in Form einer Dokumentation zusammengefasst. Eine reine Foto-Dokumentation ist nicht zu empfehlen, sie eignet sich nicht für eine effektive Übergabe an Abteilungen oder Kolleg*innen, die nicht am Format teilgenommen haben. Stattdessen sollten die Ergebnisse klar und strukturiert aufbereitet werden, sodass der Entscheidungs- und Entstehungsprozess nachvollziehbar ist. Geht es darum, intern Unterstützer*innen zu finden und für die Ergebnisse zu begeistern, dann kann sich der Aufbau der Dokumentation auch stark an einem Pitch-Deck orientieren. Als Moderator und Strategic Designer übernehme ich diese Aufgabe, analysiere die Ergebnisse und gestalte ein zur Kommunikationsintention passendes Dokument. So kann ich gewährleisten, dass nach der Klausurtagung die optimale Grundlage für die weitere Bearbeitung im Unternehmen vorliegt.
Zum Abschluss noch ein zum Thema passender Lesetipp: Planung, Ablauf und Moderation eines Strategie-Workshops.
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Fotografien von Angela Elbing