Rollen sind wichtig für die Teamentwicklung und schaffen Klarheit über Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Ressourcen. Dieser Artikel unterstützt dich beim Einstieg in die Rollenbeschreibung. Ich definiere, was Rollen sind, welche Informationen eine Rollenbeschreibung enthält, und stelle die Agenda für einen Rollen-Workshop sowie ein kostenloses Rollen-Template zur Verfügung.
Inhaltsverzeichnis:
Was sind die Vorteile der Arbeit mit Rollen?
Als Teamentwickler und Coach beobachte ich immer wieder die gleichen Herausforderungen in Teams. Kennst du diese Probleme aus deiner täglichen Arbeit?
Viele im Team sind überlastet, weil sie mehr Themen und Aufgaben bearbeiten, als Ressourcen zur Verfügung stehen.
Fast die gesamte Arbeitszeit wird für das operative Geschäft verwendet, so dass die strategische Planung und die Weiterentwicklung auf der Strecke bleibt.
Unklare Entscheidungsprozesse und -kriterien führen zu Unsicherheiten und Verzögerungen.
Führungskräfte beschäftigen sich viel mit Mikro- statt mit Makromanagement, weil das Vertrauen fehlt, dass Aufgaben gewissenhaft und zuverlässig erledigt werden.
Das Wir-Gefühl im Team leidet, weil Erfolge nicht gefeiert werden und sich niemand um verbindende Teammomente kümmert.
Um diese Probleme zu lösen, definiere ich Rollen mit den Teams. Rollen schaffen Klarheit über Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Ressourcen. Bevor ich auf den Inhalt einer Rollenbeschreibung eingehe, lohnt sich die Abgrenzung zum Stellenbegriff.
Was unterscheidet eine Rolle von einer Stelle?
Organisationen sind es gewohnt in Stellen zu denken und zu handeln. Über eine Stellenausschreibung wird ein Arbeitsplatz angeboten und dann mit einer qualifizierten Person besetzt. Oft weichen die tatsächlichen Aufgaben und Rahmenbedingungen von der beschriebenen Stelle ab oder ändern sich schnell, um auf neue Herausforderungen zu reagieren. Das führt immer wieder zu Unklarheiten über Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Entscheidungen.
Hier bringt die Definition von Rollen Transparenz in die Zusammenarbeit. Offiziell hat eine Person nur eine Stelle in der Organisation, im Arbeitsalltag erfüllt sie jedoch mehrere Rollen mit unterschiedlichen Zwecken, Aufgaben und Zielen. Das folgende Beispiel veranschaulicht dies. Die Stelle einer Teamleiterin im Marketing könnte die folgenden fünf Rollen beinhalten:
Führungskraft, Zweck: Orientierung geben und Potenziale fördern, Aufwand: 30 % (der Arbeitszeit)
Projektmanagerin, Zweck: Projekte planen und steuern, Aufwand: 20 %.
Strategische Denkerin, Ziel: Marktveränderungen und Trends erkennen und die Strategie in Bezug auf diese anpassen, Aufwand: 20 %.
Change Agentin, Ziel: Weiterentwicklung moderieren, Aufwand: 15 %.
Teambuilderin, Ziel: Das Wir-Gefühl im Team stärken, Zeitaufwand: 15 %.
Es gibt Rollen für operative, strategische und kulturelle Aufgaben. Im obigen Beispiel ist Projektmanagerin eine operative, Strategische Denkerin eine strategische und Teambuilderin eine kulturelle Rolle. Im Gegensatz zu einer relativ statischen Stelle können Rollen flexibel weitergegeben und angepasst werden. Dies fördert eine ressourcenorientierte, kompetenzbasierte und faire Aufgabenteilung.
Wann ist es sinnvoll, Rollen im Team zu definieren?
Wenn die in der Einleitung beschriebenen Herausforderungen in deinem Team auftreten, sind Rollen ein wichtiger Teil der Lösung. Grundsätzlich ist es nie zu spät, um mit der Entwicklung von Rollen zu beginnen. Je früher, desto besser, denn Rollen schaffen Transparenz, reduzieren Konflikte und fördern das Vertrauen im Team. Wie gut Rollen funktionieren, kannst du gleich beim nächsten Meeting oder Workshop testen, indem du klar definierst, wer für die Moderation, die Dokumentation und das Zeitmanagement zuständig ist.
Als strukturierten Einstieg in die Rollenentwicklung empfehle ich dir einen Rollen-Workshop, die passende Agenda sowie ein Rollen-Template findest du weiter unten. In Zukunft bearbeitest du das Thema dann idealerweise bei jedem Projektstart, beim Onboarding neuer Teammitglieder oder beim Wechsel in eine neue Position oder ein neues Team. Auch in der Zusammenarbeit mit externen Partner*innen und Dienstleister*innen ist die Rollenklärung sinnvoll und erspart später viele Missverständnisse.
Welche Inhalte hat eine Rollenbeschreibung?
Wenn du das erste Mal Rollen mit deinem Team ausarbeitest, dann empfehle ich dir ein pragmatisches Vorgehen. Ein gutes Setup für den Start sind die folgenden Informationen:
Titel der Rolle: (Ein klarer und aussagekräftiger Titel. Benutze hier Worte, die zu deinem Team und deiner Organisation passen.)
Art der Rolle: (Handelt es sich um eine operative, strategische oder kulturelle Rolle?)
Der Sinn und Zweck bzw. die Mission der Rolle: (Ein Satz, der beschreibt, welchen Beitrag diese Rolle zum Erfolg des Teams leistet.)
Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Rolle: (Eine Beschreibung des Aufgabenbereichs bzw. der Kernaufgaben, die in dieser Rolle ausgeführt werden.)
Zeitaufwand für die Ausübung der Rolle: (Wie viel Zeit wird pro Woche oder Monat benötigt, um die Rolle effektiv auszuüben?)
Aktuelle*r Inhaber*in und Stellvertreter*in:
Mit zunehmender Erfahrung kannst du dann mehr Details in die Rollenbeschreibung integrieren:
Diese Entscheidungen werden von der Rolle getroffen: (Welche Entscheidungen werden von dieser Rolle autonom getroffen und nach welchen Kriterien? Gibt es beispielhafte Entscheidungen aus der Vergangenheit, die Klarheit schaffen?)
Fachliche Kompetenzen und Rollenanforderungen: (Welche Kenntnisse und Fähigkeiten sind für die Ausübung der Rolle erforderlich?)
Schnittstellen zu anderen Rollen: (Mit welchen anderen Rollen und auf welche Weise interagiert die Rolle regelmäßig? Welche Erwartungen haben andere Bereiche an die Rolle?)
Ziele und Erfolgskriterien: (Welche kurz- und langfristigen Ziele sind mit der Rolle verbunden? Wie kann der Erfolg und der Beitrag der Rolle zu den Unternehmenszielen gemessen werden?)
Der erste Schritt: Ein Rollen-Workshop
Für einen optimalen Start in die Ausarbeitung von Rollen empfehle ich einen Rollen-Workshop mit dem gesamten Team. In drei Stunden lernen alle die theoretische Grundlage der Arbeit mit Rollen kennen und beginnen direkt mit der praktischen Ausarbeitung.
Die folgende Agenda dient zur Orientierung:
Einführung und Kontext (15 Min.): Was unterscheidet Rollen von Stellen? Was sind die Vorteile von Rollen und welche Herausforderungen werden durch Rollen gelöst?
Bestehende Aufgaben sammeln und zu Rollen gruppieren (30 Min.): Gemeinsam werden alle offensichtlichen Aufgaben am Whiteboard gesammelt und dann zu Rollen gruppiert. Zur Inspiration lohnt sich ein Blick in den Kalender der letzten Arbeitswoche. Dann wird diskutiert: Welche Rollen sind noch unklar, welche fehlen?
Rollen-Templates ausfüllen (60 Min.): In Kleingruppen wird innerhalb von 30 Minuten jeweils eine Rolle anhand eines Rollen-Templates ausgearbeitet. Anschließend tauschen die Gruppen die Templates zur Überarbeitung aus oder erarbeiten neue Rollen.
Präsentation und Feedback (45 Min.): Die Kleingruppen präsentieren die erarbeiteten Rollen-Templates und dokumentieren das Feedback.
Die nächsten Schritte (30 Min.): Gemeinsam werden die nächsten Schritte nach dem Workshop festgelegt. Die folgenden Fragen werden geklärt: Wer überarbeitet welches Template? Welche Rollen und welchen Prozess braucht das Team, um kontinuierlich an den Rollenbeschreibungen zu arbeiten?
5 Tipps für die Arbeit mit Rollen
Die beschriebenen Grundlagen helfen beim Einstieg in die Arbeit mit Teamrollen. Zum Schluss gebe ich noch Tipps, wie diese Methode langfristig und sinnvoll eingesetzt werden kann:
Sei vor allem am Anfang pragmatisch, es geht nicht darum, direkt 100 % der Aufgaben in Rollen abzubilden. Die Arbeit mit Rollen braucht etwas Übung. Definiere zu Beginn die wichtigsten Rollen und entwickle diese und neue Rollen im Laufe der Zeit weiter.
Externe und interne Herausforderungen für Teams und Organisationen können sich schnell ändern. Das Arbeiten mit Rollen ist dynamisch. Am besten ist es, regelmäßig zu überprüfen, ob die Rollen noch passen, sie zu überarbeiten und gegebenenfalls neue Rollen zu entwerfen oder nicht mehr benötigte Rollen zu löschen. Plane hierfür passende Routinen in den Teamalltag ein, z.B. in Form von Meetings oder Workshops.
Überlege mit deinem Team, welche Rollen ihr wirklich braucht, um effektiv zusammenzuarbeiten und denke dabei auch an kulturelle Rollen. Ich beobachte oft, dass die Themen Wertschätzung, Gemeinschaft, Austausch, Inspiration und Entwicklung zu kurz kommen.
Rollen existieren unabhängig von Personen und können flexibel übertragen werden. Für den Einstieg empfiehlt es sich, zunächst mit der Übertragung kleinerer Rollen zu experimentieren, z.B. Moderation, Dokumentation und Zeitmanagement im Rahmen eines Meetings oder Workshops.
Definiere auch eine Rolle, die sich darum kümmert, dass die Arbeit mit den Rollen regelmäßig überprüft und weiterentwickelt wird. Dadurch kannst du sicherstellen, dass die Teamrollen langfristig zu mehr Klarheit über Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Ressourcen führen.
Zusammenfassung und Vorlage
Rollen sind ein wichtiges Werkzeug in der Teamentwicklung. Konsequent eingesetzt sorgen sie für eine hohe Transparenz über Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Ressourcen. Rollen sind auf Team- und Projektebene sowie in Meetings und Workshops sinnvoll. Die Arbeit mit Teamrollen ist ein fortlaufender Prozess. Es ist wichtig, die Rollen immer wieder zu überprüfen und den sich ändernden Anforderungen und Bedürfnissen anzupassen.
Nutze das kostenfreie Template, um Teamrollen auszuarbeiten:
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Titelfoto von Brooke Cagle auf Unsplash.