Leitfaden: KI-Tools im Strategieworkshop einsetzen (2025)
Steffen Sommerlad- 7. Mai
- 9 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 12. Mai
Ich nutze KI-Tools zur Strategieentwicklung in Workshops. In diesem Artikel erläutere ich meine Vorgehensweise anhand von konkreten Beispielen.
Ich moderiere Workshop-Formate und Teamentwicklungsprozesse. Als Generalist und Methodenexperte bin ich nicht auf eine Branche spezialisiert und arbeite mich gezielt in jedes neue Thema ein. Ich mag diese Abwechslung und den Erkenntnisgewinn. Damit ich dabei möglichst schnell auf Augenhöhe mit meinen Kund*innen kommunizieren kann, nutze ich KI-Tools (Künstliche Intelligenz, engl. AI = Artificial Intelligence). ChatGPT hilft mir nicht nur bei der Vorbereitung, sondern oft auch während und nach dem Workshop: für Analysen, schnelle Ideen, Textoptimierung oder um neue Perspektiven zu eröffnen. In diesem Artikel zeige ich dir, wie du KI sinnvoll einsetzen kannst – und worauf du dabei achten solltest. Anhand einer SWOT-Analyse erkläre ich Schritt für Schritt, wie du einen optimalen Prompt formulierst. Außerdem teile ich ein paar Best Practices, mit denen KI meine Workshop-Arbeit verbessert – ohne die Teamarbeit zu ersetzen.
Der Schwerpunkt dieses Artikels liegt auf der Verwendung des Allround-Tools ChatGPT (optimal für Recherche, Analyse, Ideenfindung und Bildgenerierung). In meiner täglichen Arbeit verwende ich außerdem die folgenden Tools: Perplexity (Recherche), Claude (Texterstellung) und DeepL (Übersetzung und stilistische Textüberarbeitung).
Inhaltsverzeichnis:
1. Achtung: KI-Tools bewusst und kritisch einsetzen
Vorab ein wichtiger Hinweis: Viele KI-Tools basieren auf einem Sprachmodell, das auf öffentlich zugänglichen Daten bis zu einem bestimmten Stichtag trainiert wurde. Einige Tools können zusätzlich aktuelle Informationen aus dem Internet abrufen. Das bedeutet: Die Ergebnisse spiegeln nur das wider, was zum Zeitpunkt der Nutzung verfügbar ist – keine persönlichen, vertraulichen oder zukünftigen Informationen.
Aus diesem Grund betrachte ich die Ergebnisse von KI-Tools immer als Inspiration und nicht als Wahrheit, auch wenn viele der Informationen wahr sind und auf anerkannten Quellen basieren. Ich nutze KI-Tools ganz bewusst, um mir einen Überblick über ein Thema oder eine Entwicklung zu verschaffen und prüfe dann gemeinsam mit den Teilnehmer*innen im Workshop die Relevanz der Ergebnisse. Dabei bin ich transparent: Ich erkläre, mit welchem Tool und Prompt ich arbeite – und warum. In der Regel lasse ich das Team zunächst selbst über eine Fragestellung nachdenken und bringe die KI-Ergebnisse erst später ins Spiel. Ein gutes Beispiel: die SWOT-Analyse. Zur Vorbereitung lasse ich ChatGPT eine SWOT erstellen. Im Workshop entwickelt das Team dann eigenständig eine eigene. Erst danach zeige ich die KI-Version. So werden auch weiche Faktoren wie Teamkultur oder Potenziale sichtbar, die eine KI allein kaum erfassen kann.
Rechtlicher Hinweis: Achte beim Einsatz von KI-Tools auf die rechtlichen Rahmenbedingungen. Wenn Informationen bereits frei zugänglich im Internet vorliegen, z.b. in Form von Websites und Dokumenten, spricht erstmal nichts gegen eine Analyse. Anders verhält es sich mit vertraulichen Dokumenten, die dir im Rahmen eines Projektes zur Verfügung gestellt werden. Falls du diese mit Hilfe von KI-Tools analysieren möchtest, dann sprich das vorher ab und deaktiviere bei ChatGPT die Option, dass deine Daten zu Trainingszwecken genutzt werden (Klicke in deinem Profil auf deinen Namen und dann auf Einstellungen. Dort kannst du im Bereich Datenkontrolle die Nutzung deaktivieren.). Wenn du verschiedene KIs DSGVO-konform einsetzen möchtest, dann empfehle ich dir das deutsche Tool InnoGPT. Dort hast du Zugriff auf mehrere KIs und kannst eine Prompt-Bibliothek sowie eigene Assistenten erstellen und mit deinem Team teilen.
2. Prompt Engineering: So nutzt du ChatGPT am Beispiel einer SWOT-Analyse
Damit ChatGPT dich bei der Vorbereitung deines Strategieworkshops optimal unterstützen kann, ist es wichtig, den Auftrag möglichst präzise zu formulieren. Dazu erstellst du einen sogenannten Prompt, eine Aufforderung, die im Idealfall folgende Informationen enthält: Rolle, Kontext, Aufgabe, Ergebnis und Besonderheiten. Zum besseren Verständnis gebe ich ein Beispiel: Ich möchte für einen Strategieworkshop eine SWOT-Analyse mit ChatGPT erstellen lassen.
Tipp: Um die besten Ergebnisse zu erzielen, empfehle ich, alle Prompts im Rahmen eines Projekts im selben Chatfenster zu stellen. Die KI merkt sich dann alle Ergebnisse und entwickelt mit jeder Aufgabe ein besseres Verständnis für das Projekt.
Rolle: Welche Rolle soll ChatGPT einnehmen?
„Du bist ein erfahrener Strategieberater mit den Schwerpunkten Unternehmensanalyse, Markenpositionierung und digitale Präsenz.”
Kontext: Was ist die Ausgangssituation?
„Ich bereite einen Strategieworkshop mit dem Team von [Unternehmensname] in der [Branche] vor. Ziel des Workshops ist es, aktuelle Herausforderungen, Potenziale und strategische Handlungsfelder des Unternehmens für die nächsten 3 Jahre zu identifizieren. Als Inspiration möchte ich vorab eine SWOT-Analyse erstellen, die sich an öffentlich zugänglichen Informationen orientiert.”
Aufgabe: Wie kann ChatGPT mich inhaltlich dabei unterstützen?
„Bitte analysiere die Website des Unternehmens [Website] im Hinblick auf strategische Positionierung, Angebot, Zielgruppe und Außenwirkung.”
Ergebnis: In welcher Form benötige ich das Ergebnis?
„Und erstelle anschließend eine kompakte SWOT-Analyse mit je 5 Punkten pro Kategorie (Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken). Formuliere die Punkte in einfacher Sprache, so dass ich sie im Workshop für das multidisziplinäre Team optimal als Diskussionsgrundlage verwenden kann.”
Besonderheiten oder Stolpersteine: Was muss beachtet werden?
„Achte darauf, dass sich die Kategorien Stärken und Schwächen auf interne Faktoren und die Kategorien Chancen und Risiken auf externe Faktoren wie Trends, Gesetze, gesellschaftliche Entwicklungen und den Wettbewerb beziehen.”
Jetzt fügst du alle „kursiven Sätze in Anführungszeichen” zu einem Prompt zusammen und gibst diesen bei ChatGPT im Chatfenster ein. Wenn das Unternehmen über eine aktuelle Website verfügt, wird dieser Prompt bereits ein gutes Ergebnis liefern. Je mehr Informationen verfügbar sind, desto detaillierter wird das Ergebnis sein. Wenn du den Radius deiner Suche erheblich erweitern möchtest, dann empfehle ich dir die Deep Research Funktion, die du mit einer kostenpflichtigen Version von ChatGPT nutzen kannst. Du findest das Teleskop-Symbol zum Aktivieren der Funktion direkt im Chatfenster. Eine Deep Research dauert einige Minuten, ist sehr tiefgehend und bietet eine optimale Inspirationsgrundlage für deinen Strategieworkshop.
3. Weitere Best-Practice-Beispiele für die Nutzung von KI im Strategieworkshop
Im Folgenden beschreibe ich weitere Best-Practice-Beispiele für den Einsatz von KI bei der Vorbereitung, während des Workshops und bei der Dokumentation der Ergebnisse. Du kannst diese Prompts (mit Aufgabe und Ergebnis) direkt verwenden, für bessere Resultate empfehle ich dir die zusätzliche Definition von Rolle und Kontext, so wie im SWOT-Beispiel.
Trend- und Wettbewerbs-Analyse
Sowohl in der Vorbereitung als auch während des Workshops nutze ich KI, um gemeinsam mit dem Team einen umfassenden Überblick über die Branche zu erhalten. Die Ergebnisse dieser Recherche fließen dann als Chancen und Risiken in die SWOT-Analyse mit ein. Für die Inspiration reicht die normale Suchfunktion mit Internetzugang aus, nutze für detaillierte und umfangreiche Ergebnisse die Deep Research Funktion. Je nach Branche und Situation können folgende Themen für die Recherche relevant sein: Studien, Wettbewerber, Trends, Start-ups, neue Technologien, neue Gesetze, Fördermöglichkeiten und Marktentwicklung.
Trend-Prompt: „Bitte erstelle einen Überblick über aktuelle Trends, Herausforderungen und Chancen in der [Branche] für die nächsten 3–5 Jahre. Recherchiere zu relevanten Studien, innovativen Start-ups, technologischen Entwicklungen, neuen gesetzlichen Rahmenbedingungen, Nutzerbedürfnissen und potenziellen Förderprogrammen. Liste außerdem wichtige Wettbewerber auf – inklusive deren Positionierung und Geschäftsmodell. Fasse die Ergebnisse prägnant zusammen, als Grundlage für eine SWOT-Analyse. Verwende vertrauenswürdige Quellen und gib sie an.“
Definition einer Vision
Eine wichtige Grundlage für die Entwicklung einer Strategie ist neben einer SWOT-Analyse auch eine gemeinsame Vision. Bei der Vorbereitung stelle ich oft fest, dass es keine Vision gibt, eine Vision veraltet oder viel zu kompliziert ist. Dann nutze ich ChatGPT, um auf der Grundlage der Website und der verfügbaren Informationen 3 beispielhafte Visionen zu erstellen. Diese stelle ich dann als Inspiration im Workshop vor und bitte das Team, die beste Vision bzw. die sinnvollsten Elemente aus den Beispielen auszuwählen. Diese Auswahl wird dann gemeinsam überarbeitet. Auf diese Weise entsteht schnell eine erste überzeugende und verständliche Vision. Beachte beim Ausarbeiten der Vision die Zielgruppe: Richtet sich die Vision intern an die Mitarbeiter*innen oder extern an die Kund*innen?
Visions-Prompt: „Bitte formuliere drei Varianten einer leitenden und inspirierenden Vision in [Zahl] Jahren in einfachen Worten für [Name oder Website]. Die Vision beschreibt ein positives, wünschenswertes Zukunftsbild, das durch die Aktivitäten und Angebote der Organisation in der Gesellschaft entstehen wird – aus Sicht unserer [Mitarbeiter*innen / Kund*innen]. Beginne den ersten Satz mit den Worten: „Unsere Vision ist …“. Verwende maximal drei Sätze. Die Vision soll herausfordernd, realistisch, motivierend und sinnstiftend sein – in einer Sprache, die nahbar ist und Orientierung gibt. Vermeide Rendite- oder Umsatzziele und generische Aussagen wie: „Wir sind Marktführer“ oder „Wir sind die Besten“. Begriffe wie [Technologie, KI, Nachhaltigkeit oder Verantwortung] dürfen einfließen – wenn sie zum Inhalt passen.“
Definition einer Persona
In einem guten Strategieworkshop werden die Perspektiven der Menschen, für die und mit denen gearbeitet wird, einbezogen. Wichtige interne Perspektiven sind direkt im Team vertreten (z.B. aus den Bereichen Sales, Vertrieb, Marketing und Service) oder werden, so wie auch ausgewählte Kund*innen, im Rahmen von Interviews befragt. Ist dies nicht möglich, verwende ich KI direkt im Workshop, um gemeinsam mit dem Team eine Persona zu definieren. Diese ersetzt natürlich keine echten Interviews, hilft aber dabei, ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln. Auch für die Kommunikation der Strategie in die Organisation im Anschluss an den Workshop empfehle ich die Arbeit mit einer Stakeholder-Persona, um ein besseres Gefühl für den Informationsbedarf und den Wissensstand in der Organisation zu bekommen.
Persona-Prompt (extern): „Bitte erstelle eine realistische Persona für eine typische Kundin oder einen typischen Kunden des Unternehmens [Name oder Website], das in der [Branche] folgende [Produkte oder Dienstleistungen] anbietet. Die Persona soll greifbar, authentisch und konkret sein. Beschreibe Name, Alter, Beruf, Alltag, Ziele, Herausforderungen und Entscheidungsverhalten im jeweiligen Kontext. Füge am Ende ein kurzes Zitat hinzu, das die Haltung oder Denkweise gut zusammenfasst. Die Beschreibung soll helfen, sich gut in die Person hineinzuversetzen – als Grundlage für weitere Strategiearbeit.”
Persona-Prompt (intern): „Bitte erstelle eine realistische Persona für einen internen Stakeholder*in in einem Unternehmen wie [Name oder Website]. Die Person arbeitet im Bereich [z. B. Vertrieb, Service, Marketing, Produktentwicklung] und ist (potenziell) beteiligt an der Umsetzung einer neuen Strategie oder Veränderung. Beschreibe Name, Alter, Funktion, beruflichen Alltag, Ziele, Herausforderungen und Perspektive auf Veränderungen im Unternehmen. Lege besonderen Fokus auf: Wie steht die Person zur Strategie? Was versteht sie darunter? Was braucht sie, um die Strategie nachvollziehen, mittragen und aktiv kommunizieren zu können? Füge ein kurzes Zitat hinzu, das Haltung oder Denkweise gut zusammenfasst. Die Beschreibung soll helfen, die interne Sicht besser zu verstehen – insbesondere für eine wirksame Strategiekommunikation.“
Visualisierung der Zukunftsvision
Die gemeinsame Formulierung von Vision, Mission und strategischen Potenzialen in einfachen und verständlichen Worten bringt bereits einen großen Mehrwert im Strategieworkshop. Noch wirkungsvoller wird es, wenn ein wünschenswertes Zukunftsszenario oder eine innovative Idee zusätzlich visualisiert wird. Abstrakte Gedanken werden so greifbar – und begeistern nicht nur im Workshop selbst. Die Visualisierungen lassen sich auch hervorragend für die anschließende interne Kommunikation der Strategie an die Mitarbeiter*innen nutzen. Nach Eingabe des folgenden Prompts schlägt die KI drei fotorealistische Visionsmotive vor, von denen du das beste auswählen und anpassen kannst.
Visualisierungs-Prompt: „Bitte entwickle ein fotorealistisches Bild im Querformat, das unsere wünschenswerte Zukunftsvision [Vision/Mission/Strategie einfügen] im Jahr [Jahreszahl] visuell erlebbar macht. Das Bild soll unsere Mitarbeiter*innen emotional ansprechen, neugierig machen und inspirieren, indem es die Vision greifbar und einprägsam darstellt. Schlage dazu bitte drei starke Motivideen vor, die sowohl Menschen als auch ihren Kontext (z. B. Technologie, Raum, Umwelt) einbeziehen und eine klare Symbolik, eine positive Grundstimmung und eine einprägsame Szene transportieren. Beschreibe zu jedem Motiv in ein bis zwei Sätzen die Szene, die Atmosphäre und die zugrunde liegende Botschaft. Ich wähle anschließend eines aus, das du dann als Bild umsetzt.”
Digitalisierung von Post-its und Templates
Das ist ein echter Game-Changer für die Dokumentation: Bei Live-Workshops arbeite ich immer noch am liebsten analog auf Whiteboards und mit Papier-Templates. Am Ende des Workshops fotografiere ich die Ergebnisse und bitte ChatGPT, mir die Informationen auf den Fotos zu digitalisieren. Das funktioniert erstaunlich gut, auch wenn die Schrift unleserlich ist. Außerdem lasse ich die Stichpunkte zu Sätzen ausformulieren und die definierten nächsten Schritte zur Umsetzung der Projekte von ChatGPT überprüfen und ergänzen. Im allerletzten Schritt nutze ich dann DeepL, um die Rechtschreibung zu korrigieren und die Texte stilistisch zu verbessern.
Digitalisierungs-Prompt: „Ich lade dir Fotos hoch, auf denen Post-its und handschriftlich ausgefüllte Templates aus einem Workshop zu sehen sind. Bitte transkribiere die Inhalte, formuliere daraus vollständige, klare Sätze und fasse ähnliche Aussagen zusammen. Ordne die Inhalte anschließend thematisch. Die Sprache sollte sachlich, gut verständlich und für eine spätere Dokumentation oder ein Protokoll geeignet sein.“
4. Gemeinsam eine KI-Strategie im Workshop entwickeln
Natürlich kannst du die oben genannten Prompts auch nutzen, um in einem Workshop eine KI-Strategie für dein Team oder deine Organisation zu entwickeln. Da das Thema KI aktuell mit vielen Ängsten verbunden ist, empfehle ich, unterschiedliche Mitarbeiter*innen frühzeitig in den Prozess zu involvieren, um so gemeinsam ein grundlegendes Verständnis für ihre Bedürfnisse und die Chancen für den Arbeitsalltag zu erarbeiten.
Die folgenden Themen können Teil eines KI-Strategieworkshops sein:
Bedürfnisse, Vorurteile und Ängste der Mitarbeiter*innen verstehen
Einfache Beispiele für die Nutzung vorstellen (z.B. die Inhalte dieses Artikels)
Chancen und Risiken für das Geschäftsfeld bewerten (z.B. durch eine Wettbewerbsanalyse)
Use Cases für den eigenen Arbeitsalltag identifizieren
Datenschutz, Datensicherheit und ethische Fragen besprechen
Technologische Infrastruktur und Tools sichten
Rollen, Verantwortlichkeiten und Spielregeln klären (z. B. Wer darf was testen?)
Testphase vereinbaren und vorbereiten: Trainings anbieten und Retrospektive einplanen
Der folgende Prompt unterstützt dich dabei nützliche und realistische KI-Use-Cases für den eigenen Arbeitsalltag zu identifzieren:
„Bitte analysiere typische Aufgaben und Prozesse im Arbeitsalltag eines Teams aus dem Bereich [z. B. Vertrieb / HR / Kundendienst / Technik / Verwaltung]. Identifiziere Tätigkeiten, bei denen der Einsatz von KI den Arbeitsaufwand reduzieren, die Qualität verbessern oder Entscheidungen unterstützen kann. Nenne konkrete Use Cases, die kurzfristig mit geringem Aufwand getestet werden könnten – inklusive einer kurzen Beschreibung des Nutzens. Achte darauf, dass die Vorschläge realistisch und datenschutzkonform umsetzbar sind.“
5. Zusammenfassung
Du kannst KI-Tools sinnvoll in vielen Phasen eines Strategieprozesses einsetzen. Sie helfen dir bei der Vorbereitung (SWOT-Analyse), im Workshop selbst (Vision, Persona, Visualisierung) und auch bei der abschließenden Dokumentation (Digitalisierung von Post-its und Templates). Nutze die Ergebnisse der KI stets als Inspiration und wähle gemeinsam mit deinem Team kritisch die sinnvollsten Inhalte aus.
Damit eine Strategie erfolgreich umgesetzt werden kann, ist es wichtig, sie klar und verständlich in der Organisation zu kommunizieren. Vergiss nicht, diese Kommunikation im Strategieworkshop mitzudenken und den Informationsstand sowie die Informationsbedürfnisse der Mitarbeiter*innen zu beachten, z.B. in Form einer Stakeholder-Persona. Wenn du eine KI-Strategie für deine Organisation entwickeln möchtest, beziehe frühzeitig unterschiedliche Perspektiven im Unternehmen ein, um Vorurteile und Ängste ernst zu nehmen und abzubauen.
Lesetipp: In diesem Artikel teile ich meine Erfahrungen zur Vorbereitung und dem Aufbau eines erfolgreichen Strategie-Workshops.
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Fotos: Screenshots von ChatGPT