Leitfaden: Aufbau und Moderation eines Strategie-Workshops
Aktualisiert: 8. Okt.
Ein Strategie-Workshop ist ein moderiertes Arbeitsformat, in dem Geschäftsführung, Führungskräfte und Schlüsselpersonen gemeinsam die Ausgangslage klären, wenige strategische Ziele auswählen und daraus konkrete Maßnahmen mit Verantwortlichen und Terminen ableiten. Je nach Umfang dauert er ein bis drei Tage. Das wichtigste Ergebnis ist eine bewusste Auswahl: Worauf konzentrieren wir uns, und wozu sagen wir Nein?
Seit 2016 moderiere ich Strategie-Workshops, Klausurtagungen und Offsites. In diesem Artikel teile ich meine Erfahrungen zur Vorbereitung und zum Aufbau eines Strategie-Workshops, zeige einen beispielhaften Ablauf mit Methoden und gebe Tipps, um typische Fehler zu vermeiden.
Inhaltsverzeichnis:
1. Was ist Strategie? Ein strukturierter Ansatz zur Lösung von Problemen
Strategie ist im Kern ein strukturierter Ansatz zur Lösung von Problemen unterschiedlicher Art und Komplexität. Strategisches Denken und Handeln dreht sich um bessere Entscheidungen: Die begrenzten Ressourcen einer Organisation sollen dort eingesetzt werden, wo sie in Bezug auf das gemeinsame Ziel am meisten bewirken. Ein Workshop ist ein effektives Format, um in einem multidisziplinären Team strategisch zu arbeiten, weil die Perspektiven aus verschiedenen Bereichen direkt aufeinandertreffen.
In Strategieprojekten bemerke ich immer wieder, dass die Teilnehmenden unterschiedliche Vorstellungen davon haben, was eine Strategie ist und was am Ende des Workshops vorliegen soll. Ein gemeinsames Verständnis von Vorgehen und erwarteten Ergebnissen ist deshalb die Grundlage für jeden erfolgreichen Strategieprozess. Darum steht die Synchronisation der Beteiligten bei mir am Anfang jedes Strategie-Workshops.
Eine detaillierte Abgrenzung der wichtigsten Begriffe im strategischen Kontext findest du in meinem Blogartikel: Einfach erklärt: Vision, Mission und Strategie.
2. Die wichtigste Frage: Wozu sagen wir Nein?
Die wichtigste Fähigkeit im Kontext der Strategieentwicklung ist die Reduktion. Strategisch zu denken und zu handeln bedeutet bewusst Ja und auch Nein zu Potenzialen zu sagen. Leider wird diese Kompetenz immer wieder von Entscheider*innen und Teams übersehen. Es findet keine Auswahl von Potenzialen statt, stattdessen sollen alle Möglichkeiten gleichwertig und gleichzeitig umgesetzt werden. Hierbei wird vergessen, dass die zur Verfügung stehenden Ressourcen endlich sind: Die begrenzte Arbeitszeit der Mitarbeitenden, die limitierten finanziellen Ressourcen des Unternehmens, fehlendes Wissen im Team oder ein bereits bestehender „unfairer” Vorsprung anderer Organisationen sind wichtige Faktoren, wenn es um die Bewertung und Auswahl von strategischen Maßnahmen geht. Auch eine ungesunde Fehlerkultur im Unternehmen kann den Entscheidungsprozess so weit lähmen, dass aus Angst vor einem Fehler keine Entscheidung getroffen wird. Was am Ende einer “passiven” Entscheidung entspricht, die meistens strategisch ungünstig ist.
Bei der Entwicklung einer Strategie geht es um Konzentration. Eine gute Strategie identifiziert die kritischsten Herausforderungen und Ziele und definiert dann, aufbauend auf den zur Verfügung stehenden Ressourcen, passende Maßnahmen zur Lösung. Eine gute Strategie schließt also viele sinnvolle Möglichkeiten aus. Michael Porter hat das bereits 1996 in seinem Artikel What Is Strategy? beschrieben: Der Kern einer Strategie ist die Entscheidung, was man nicht tut. „Wozu sagen wir Nein?” ist also die wichtigste Frage im Kontext einer effektiven und erfolgreichen Strategieentwicklung und sollte unbedingt im Rahmen eines Strategie-Workshops gestellt und beantwortet werden.
Wie herausfordernd das in der Praxis ist, habe ich kürzlich in einem dreitägigen Strategie-Workshop mit einem 14-köpfigen Führungsteam erlebt. Die bestehende Strategieliste umfasste über 80 Punkte, darunter viele Aufgaben, die eigentlich in eine einzelne Rolle gehören. Im Formular, mit dem der Lenkungsausschuss über Vorhaben entschied, gab es keine Möglichkeit, ein Vorhaben einzustellen, und so konnte die Liste nur wachsen. Wir haben uns deshalb auf höchstens drei strategische Ziele beschränkt und ein klares Kriterium vereinbart: Strategisch ist eine Entscheidung, die eine einzelne Rolle nicht allein treffen kann, weil sie Ressourcen über Rollengrenzen hinweg bindet.
3. Typische Ergebnisse eines Strategie-Workshops
Wie bei jedem effektiven Workshop ist es auch bei der Strategieentwicklung entscheidend, zu Beginn des Prozesses Klarheit über die gewünschten Ergebnisse zu entwickeln. Je nach Herausforderung variieren diese, ich beschreibe hier eine Auswahl an potenziellen Ergebnissen und Zwischenzielen, die besonders hilfreich sind, wenn es darum geht, die strategische Ausrichtung einer Organisation zu prüfen und weiterzuentwickeln.
Synchronisation der Beteiligten: Die Abfrage von Annahmen und Kenntnissen zur definierten Herausforderung bei allen Teilnehmenden. Verstehen alle die Herausforderung, bewerten diese als relevant und sind bereit daran zu arbeiten? Ist allen klar, was es bedeutet strategisch zu denken und zu handeln?
Definition von Vision und Mission: Existieren diese bereits und sind sie im Team und der Organisation bekannt? Falls nein, wie lauten sie? Eine klar definierte Vision und Mission unterstützen das Team bei der strategischen Auswahl von sinnvollen Maßnahmen.
Markt- und Wettbewerbsanalyse: Eine ganzheitliche Perspektive auf die interne und externe Ausgangssituation ist die Grundlage für die Entwicklung einer Strategie. Besteht Klarheit über die eigenen Stärken und Schwächen, Chancen und Risiken sowie ein Überblick über die aktuelle Wettbewerbssituation sowie Trends?
Definition von Zielen sowie Auswahl von Herausforderungen und Potenzialen: Aufbauend auf den Erkenntnissen und Herausforderungen werden Unternehmensziele sowie die größten Potenziale für die Organisation ausgewählt. Welche Herausforderung sollte dringend gelöst werden? Was erweitert das bestehende Portfolio sinnvoll? Welches Geschäftsfeld hat das größte Potenzial? Welche Maßnahmen zahlen auf Mission und Vision ein?
Entwicklung und Auswahl von Ideen und Maßnahmen: Passend zu den ausgewählten Herausforderungen und Potenzialen werden konkrete Ideen und Maßnahmen entwickelt und priorisiert. Was liegt in unserem Kompetenzbereich? Verfügen wir über die nötigen Ressourcen? Welche Maßnahmen haben die stärkste Hebelwirkung bzw. das größte Erfolgspotenzial?
Roadmap, Milestones und Messwerte: Die ausgewählten Maßnahmen werden in Projekte und Aufgaben aufgeschlüsselt, zeitlich eingeordnet und mit klaren Verantwortungen versehen. Wie messen wir den kurz- und langfristigen Erfolg der Maßnahmen?
Interne Kommunikationsstrategie: Am Ende werden Maßnahmen definiert, um die Entscheidungen und Ergebnisse transparent und nachvollziehbar ins Unternehmen zu kommunizieren. Wie fördern wir Zustimmung und Akzeptanz in der Organisation für die Strategie?
4. Ablauf und Agenda eines Strategie-Workshops: Phasen und Methoden
Wie lange ein Strategie-Workshop dauert, hängt von der Anzahl der Themen und den erwarteten Ergebnissen ab. Ich moderiere Strategie-Workshops mit einer Dauer von einem bis drei Tagen und plane pro Tag höchstens zwei große Themen ein, damit genug Zeit für Diskussion und Entscheidungen bleibt.
Um beispielhaft zu zeigen, wie ein eintägiger Strategie-Workshop von 9 bis 18 Uhr abläuft, bringe ich ausgewählte Methoden in eine sinnvolle Reihenfolge. Ich orientiere mich dabei an den bereits genannten typischen Ergebnissen sowie den vier Phasen: Recherche, Fokus, Ideenentwicklung und Planung.
Der Vormittag des Strategie-Workshops wird genutzt, um mit dem multidisziplinären Team ein gemeinsames Strategieverständnis sowie eine ganzheitliche Perspektive auf innere (Stärken, Schwächen, Ressourcen, Know-how) und äußere Faktoren (Trends, Wettbewerb, Chancen, Risiken) zu entwickeln. Dann werden Ziele definiert und besonders relevante Herausforderungen und Potenziale ausgewählt. Am Nachmittag werden dann Ideen und Maßnahmen entwickelt, nach klaren Entscheidungskriterien priorisiert und in der Umsetzung geplant.
Vormittag, 9–13 Uhr: Informationen sammeln und Fokus definieren.
Klärung der Ziele und Erwartungen aller Teilnehmenden in Bezug auf den Workshop und die definierte Herausforderung.
Impulsvorträge zu vorab definierten Themen, um eine ganzheitliche Perspektive zu entwickeln (z. B. Wettbewerb, Trends, Vision, Mission, Unternehmenswerte).
Analyse der Ist-Situation. Interne Stärken und Schwächen sowie externe werden zum Beispiel in Form einer SWOT-Analyse oder der Sailboat-Übung erarbeitet.
Strategieentwicklung: Identifikation von strategischen Herausforderungen und Potenzialen, Definition von Zielen, Prioritäten und Handlungsmöglichkeiten.
Nachmittag, 14–18 Uhr: Maßnahmen entwickeln, auswählen und Umsetzung planen.
Ideenentwicklung mit Hilfe von co-kreativen Methoden und Techniken in Bezug auf die konkrete Herausforderung und Potenziale (Silent Brainstorming, Mind Mapping, Crazy Eight).
Auswahl und Bewertung von Maßnahmen nach sinnvollen Entscheidungskriterien (Ressourcen, Nutzerzentrierung, Nachhaltigkeit) sowie in Bezug auf die Vision und Mission der Organisation.
Planung der Umsetzung in Form einer Roadmap mit Milestones. Projekte, Aufgaben und Verantwortungen werden definiert.
Planung von Maßnahmen zur Kommunikation der Strategie ins Unternehmen.
5. Typische Fehler bei Strategie-Workshops
Ergänzend möchte ich auf typische Fehler eingehen, die du bei Vorbereitung, Ablauf und Moderation eines Strategie-Workshops am besten vermeidest:
Durch mangelnde Vorbereitung entsteht keine ganzheitliche Perspektive auf interne und externe Faktoren, diese ist aber zur Definition der wichtigsten Herausforderungen und Potenziale nötig.
Es fehlen wichtige Perspektiven und Entscheider*innen im Team, um das Thema ganzheitlich zu erfassen und nach dem Workshop die nötige Unterstützung in der Organisation zu erhalten.
Es bestehen Unklarheiten in Bezug auf Ziele, Ergebnisse und den Strategiebegriff.
Es existiert keine strukturierte Agenda mit sinnvoll aufeinander aufbauenden Methoden und Ergebnissen, was zu einer ineffektiven Arbeitsweise führt.
Es werden zu viele Ziele gleichzeitig beschlossen. Bei mehr als drei strategischen Zielen verteilen sich Zeit, Budget und Aufmerksamkeit so stark, dass keines der Ziele spürbar vorankommt.
Es gibt keinen Weg, Vorhaben zu beenden. Neue Maßnahmen kommen auf die Strategieliste, alte bleiben dort, und mit der Zeit sammeln sich Aufgaben aus dem Tagesgeschäft neben den eigentlichen strategischen Zielen.
Die Moderation durch eine interne Person provoziert Hierarchiekonflikte.
Am Ende des Workshops werden keine nächsten Schritte in Form von Folgeterminen, Aufgaben, Projekten und Verantwortungen dokumentiert, so dass das weitere Vorgehen unklar bleibt.
Es findet keine transparente und nachvollziehbare Kommunikation der Ergebnisse in die Organisation statt, was zu Ablehnung und mangelnder Unterstützung führt.
6. Strategieentwicklung mit LEGO® Serious Play®
Zum Abschluss möchte ich noch auf LEGO® Serious Play® hinweisen, eine Methode, die sich für den Einsatz im Rahmen von Strategie-Workshops eignet. Mithilfe von LEGO-Steinen werden die Teilnehmenden aktiv einbezogen und abstrakte Gedanken sowie komplexe Zusammenhänge werden schnell (be)greifbar. LEGO® Serious Play® basiert auf umfassenden wissenschaftlichen Erkenntnissen und ist viel mehr als ein spielerischer Ansatz. Die Methode fördert das kreative Denken sowie die Lösungsfähigkeit und Innovationskraft der Teilnehmenden. Ich nutze LSP in strategischen Prozessen und Strategie-Workshops z. B. um eine gemeinschaftliche Vision oder Rollen und Aufgaben von Mitarbeitenden sichtbar zu machen.
Wie ein Workshop mit LEGO® Serious Play® konkret abläuft, beschreibe ich in meinem Erfahrungsbericht zu LEGO® Serious Play®.
7. Häufige Fragen zum Strategie-Workshop
Wer sollte an einem Strategie-Workshop teilnehmen?
Am Strategie-Workshop sollten alle teilnehmen, die über Ressourcen entscheiden und die Strategie später in ihren Bereichen umsetzen. In der Regel sind das die Geschäftsführung und der Führungskreis. Fehlen wichtige Perspektiven oder Entscheider*innen, fehlt nach dem Workshop die Unterstützung in der Organisation. Je größer die Gruppe ist, desto mehr Zeit braucht es für Kleingruppenarbeit und gemeinsame Entscheidungen im Plenum.
Wie viele strategische Ziele sind sinnvoll?
Höchstens drei. Mit dieser Obergrenze wird die Frage „Wozu sagen wir Nein?" im Workshop konkret, weil jedes weitere Ziel ein anderes verdrängen muss. Für die Zeit nach dem Workshop hilft eine einfache Regel: Kommt ein neues Vorhaben auf die Strategieliste, geht ein anderes herunter.
Wann lohnt sich ein externer Moderator für einen Strategie-Workshop?
Ein externer Moderator lohnt sich, sobald die Geschäftsführung selbst über Ziele und Prioritäten mitentscheiden soll. Moderiert jemand aus dem eigenen Haus, steht diese Person zwischen Moderationsrolle und Hierarchie: Sie soll neutral bleiben und hat gleichzeitig eigene Interessen bei Budget und Zuständigkeiten. Von außen fällt es außerdem leichter, die Diskussion zu einer Entscheidung zu führen und auch bei Vorhaben nachzufragen, die schon lange auf der Liste stehen.
Was kostet ein Strategie-Workshop mit externer Moderation?
Für die Moderation eines Strategie-Workshops berechne ich 3.750 € netto pro Workshop-Tag, inklusive Vorbereitung und Dokumentation der Ergebnisse. Bei einem dreitägigen Workshop sind es 9.275 € netto. Hinzu kommen die Kosten für Tagungsort, Verpflegung und gegebenenfalls Reise.
Lesetipp: Wenn du eine mehrtägige Strategieklausur planst, findest du in meinem Leitfaden zu Aufbau und Moderation einer Klausurtagung weitere Anregungen.
Du suchst einen erfahrenen Moderator für einen Strategie-Workshop? Dann schreib mir für ein unverbindliches Kennenlerngespräch.
Fotografie von Angela Elbing.