Leitfaden: Aufbau und Moderation einer Klausurtagung
Aktualisiert: 8. Okt.
Eine Klausurtagung ist ein ein- bis mehrtägiges Arbeitstreffen, bei dem sich ein Team, eine Führungsrunde oder ein Gremium bewusst aus dem Tagesgeschäft zurückzieht, meist an einen Ort außerhalb der eigenen Räume. Dort arbeitet die Gruppe ohne Unterbrechungen an Themen, für die im Alltag die Zeit fehlt: Vision und Strategie, Rollen und Zusammenarbeit oder die Planung des nächsten Jahres. Ein einzelner Tag in diesem Format wird oft auch Klausurtag genannt. Am Ende einer guten Klausurtagung stehen klare Ergebnisse, Verantwortliche und nächste Schritte.
Seit 2016 moderiere ich Klausurtagungen, Strategie-Workshops und Offsites. In diesem Artikel teile ich meine Erfahrungen zu Ziel, Dauer, Ort, Ablauf, Moderation und Dokumentation einer Klausurtagung, zeige einen dreitägigen Ablauf aus meiner Praxis und gebe dir eine Checkliste für die Vorbereitung an die Hand. Der Artikel bezieht sich auf eine Präsenzveranstaltung, viele Impulse lassen sich auf eine Online-Durchführung übertragen.
Inhaltsverzeichnis:
1. Das Ziel einer Klausurtagung
Bevor eine Agenda entstehen kann oder die passenden Methoden ausgewählt werden, ist es wichtig, eine klare Zielsetzung für die Klausurtagung zu definieren. Ich frage deshalb bei der Vorbesprechung:
Was wäre das ideale Ergebnis der Klausurtagung?
Was benötigt das Team bzw. die Organisation, um nach der Klausurtagung klar und effektiv weiterarbeiten zu können?
Meistens geht es darum, eine Vision, eine Strategie oder eine Roadmap für die nächsten Monate bzw. Jahre zu erarbeiten. Oft wird auch an den Themen Team- und Organisationsentwicklung gearbeitet. Wir definieren dann gemeinsam auf der Tagung Rollen, klären Kompetenzen sowie Aufgaben und prüfen, ob wichtige Zukunftsfähigkeiten bereits vorhanden sind oder wie diese in der Organisation entwickelt werden können. Wenn ich zum ersten Mal mit einem Unternehmen zusammenarbeite, erkundige ich mich außerdem nach den Erfahrungen mit der letzten Klausurtagung. Was lief dort gut, was hat nicht geklappt? Diese Informationen liefern wertvolle Impulse für die Konzeption.
2. Die Länge einer Klausurtagung
Sobald das Ziel klar ist, kann im nächsten Schritt über die Länge der Klausurtagung gesprochen werden. Ich moderiere Klausurtagungen mit einer Dauer von einem bis drei Tagen. Wie lange eine Klausur dauern sollte, hängt vor allem von der Zahl der Themen ab. Als Faustregel gilt bei mir: höchstens zwei große Themen pro Tag, denn schon bei drei Themen bleibt meist zu wenig Zeit, um sie wirklich abzuschließen. Neben den limitierenden Faktoren Budget und Verfügbarkeit der Teilnehmenden empfehle ich, folgende Fragen bei einer Entscheidung zu berücksichtigen:
Wann hat sich das Team zum letzten Mal live gesehen? Je länger dieser Zeitpunkt zurückliegt, desto mehr Bedarf besteht für einen informellen Austausch, das Netzwerken und verbindende Teambuilding-Elemente.
Wie klar ist das Ziel bzw. die Herausforderung für alle Teilnehmenden und welche Erwartungen haben diese an das Format? Zur Prüfung empfehle ich einen kurzen (60 Minuten) vorbereitenden Online-Termin mit dem gesamten Team. Ergänzend kann auch eine Online-Umfrage (7-10 Fragen, max. 5 Minuten Bearbeitungszeit) vorab durchgeführt werden. Das hilft bei einer Vorauswahl der Themen und bei der Einschätzung, wie viel Klärungsbedarf besonders zu Beginn der Klausurtagung eingeplant werden sollte.
Eine der wichtigsten Aufgaben einer Klausurtagung ist es, allen Teilnehmenden Raum für ihre Einschätzungen und Ideen zu geben, sodass ein Teamergebnis entsteht, welches von allen unterstützt wird. Die Größe der Gruppe wirkt sich also auch auf die Länge der Veranstaltung aus. Je mehr Menschen teilnehmen, desto mehr Zeit wird benötigt, damit alle gehört werden.
3. Der optimale Ort für eine Klausurtagung
Damit ein Team so fokussiert wie möglich während einer Klausurtagung arbeiten kann, ist es wichtig, dass diese nicht in den Räumen der Organisation stattfindet. Hier kann es immer wieder zu Unterbrechungen durch nicht teilnehmende Kolleg*innen oder Aufgaben des Tagesgeschäfts kommen. Ich empfehle einen attraktiven und inspirierenden Ort mit ausreichendem Abstand zum Arbeits- und Lebensalltag, wo Störung und Ablenkung auf ein Minimum reduziert werden. Im Idealfall bietet sich die Umgebung für Outdoor-Teambuilding und den Perspektivwechsel durch z. B. einen Spaziergang, eine (Nacht-)Wanderung, ein gemeinsames Lagerfeuer, oder eine Boots- bzw. Seilbahnfahrt an.
4. Der Aufbau einer Klausurtagung: Phasen und Methoden
Eine erfolgreiche Klausurtagung hat viele Gemeinsamkeiten mit einem effektiven Workshop. Beim Aufbau der Agenda ist es wichtig, die Elemente und Methoden sinnvoll aufeinander abzustimmen. Folgende Phasen und Methoden sind grundlegender Bestandteil:
Check-In und Check-Out zu Beginn und am Ende der Klausurtagung. Diese beiden kurzen Momente bilden die Grundlage für eine persönliche Zusammenarbeit. Ein paar Beispiele für Fragen, die dort gestellt werden: Wie geht es dir heute? Welche Ergebniserwartung hast du an die Tagung? Mit welchem Gefühl verlässt du das Format?
Teambuilding, z. B. durch die Marshmallow-Challenge, einen Listening-Walk oder eine kreative Übung mit LEGO® Serious Play®. Diese Elemente machen Spaß, verbinden die Teilnehmenden schnell miteinander und involvieren Körper und Geist gleichermaßen.
Kurze Impulsvorträge aus dem Team oder durch die Moderation zu vorab definierten Themen (z. B. Design Thinking, Trends, Wettbewerb, Innovationen, nutzerzentrierte Interviewführung, OKRs, KPIs).
Diskussion und Austausch im Plenum, um die wichtigsten Themen, Annahmen, Hypothesen sowie offene Fragen zu sammeln.
Auswahl der relevantesten Themen für die weitere Ausarbeitung, z.B. durch ein Dot-Voting oder eine Entscheidungsmatrix. Mögliche Achsen sind z. B. Ressourcen, Know-how, Nutzerzentrierung oder Wirkung.
Stilles Brainstorming, so dass alle gleichermaßen ihre Gedanken und Ideen in Ruhe und ohne Beeinflussung einbringen können.
Die fokussierte Ausarbeitung von Lösungen bzw. Ideen in Kleingruppen mit Hilfe eines selbsterklärenden Templates. Ich empfehle A3 oder größer.
Eine Präsentation der ausgearbeiteten Ideen und Lösungen im Plenum mit anschließender Feedback-Runde.
Am Ende werden dann klare nächste Schritte und Verantwortlichkeiten definiert, damit die Organisation optimal mit den Ergebnissen weiterarbeiten kann.
Die detaillierte Ausarbeitung der Agenda klappt hervorragend mit dem Online-Tool Sessionlab. Pausen plane ich in der ersten Tageshälfte alle 90 Minuten und in der zweiten alle 60 Minuten ein, um immer wieder für Entspannungsmomente in der intensiven Zusammenarbeit zu sorgen.
Beispiel: Ablauf einer dreitägigen Klausurtagung
Wie diese Bausteine zusammenspielen, zeigt eine dreitägige Klausur, die ich 2026 mit einem neu gewählten Betriebsrat moderiert habe. Die 15 Mitglieder, viele davon neu im Gremium, wollten ein gemeinsames Selbstverständnis entwickeln und ihre wichtigsten Verbesserungsfelder in konkrete Projekte überführen. Der Ablauf führte deshalb von der Beziehung über das Selbstverständnis zur Umsetzung:
Tag 1 (11 bis 17 Uhr), Ankommen und Selbstverständnis: Check-in mit Erwartungen und Arbeitshaltung, Marshmallow-Challenge, Reflexion der Ist-Situation und ein erster Entwurf von Mission und Werten. Am Nachmittag stellte sich jede Person mit einem persönlichen Profil vor, mit Stärken, Do's und Don'ts und privaten Leidenschaften.
Tag 2 (9 bis 17 Uhr), Ausarbeitung der Themen: Prüfung von Mission und Werten, Auswahl der wichtigsten Themen, zwei kurze Impulse, Brainstorming im Plenum und Ausarbeitung in Kleingruppen mit einem Template, danach Präsentation und Feedback.
Tag 3 (9 bis 13 Uhr), Planung der Umsetzung: Prüfung der Ergebnisse, nächste Schritte für die kommenden drei Monate, Rollen und Folgetermine, Abschluss mit Komplimentekarten.
Am Ende standen eine gemeinsame Vision und Mission, fünf Ziele und fünf Projektgruppen mit klaren Zuständigkeiten, unter anderem zu Rollen und Vertretungen, zum Onboarding neuer Mitglieder und zu einer Qualifizierungsmatrix. Bewährt hat sich vor allem die Verbindung von Beziehungsarbeit am ersten Tag und fokussierter Sacharbeit an den beiden folgenden Tagen.
5. Klausurmoderation: Was eine externe Moderation leistet
Eine externe Klausurmoderation übernimmt die Steuerung des Prozesses, damit sich Geschäftsführung und Team vollständig auf die Inhalte konzentrieren können. Weil die moderierende Person außerhalb der Organisationshierarchie steht, bleibt sie neutral und provoziert keine internen Konflikte. Sie sorgt dafür, dass der Zeitplan der Agenda eingehalten wird und alle die zuvor vereinbarte Arbeitshaltung berücksichtigen. So entsteht eine kreative und produktive Arbeitsatmosphäre, in der sich alle gleichermaßen beteiligen.
Die Moderation grenzt dabei bewusst ausschweifende Redebeiträge ein und bezieht zurückhaltende Teilnehmende aktiv ein. Eine weitere Aufgabe ist die strukturierte Visualisierung aller wichtigen Inhalte, Ideen und Erkenntnisse, die während der Klausurtagung entstehen. Das gelingt gut mit Markern und Post-its auf Whiteboards, Pinnwänden und Flipcharts.
6. Die Dokumentation einer Klausurtagung
Nach der Klausurtagung werden die wichtigsten Ergebnisse in Form einer Dokumentation zusammengefasst. Eine reine Foto-Dokumentation ist nicht zu empfehlen, sie eignet sich nicht für eine effektive Übergabe an Abteilungen oder Kolleg*innen, die nicht am Format teilgenommen haben. Stattdessen sollten die Ergebnisse klar und strukturiert aufbereitet werden, sodass der Entscheidungs- und Entstehungsprozess nachvollziehbar ist. Geht es darum, intern Unterstützer*innen zu finden und für die Ergebnisse zu begeistern, dann kann sich der Aufbau der Dokumentation auch stark an einem Pitch-Deck orientieren. Als Moderator und Strategic Designer übernehme ich diese Aufgabe, analysiere die Ergebnisse und gestalte ein zur Kommunikationsintention passendes Dokument. So kann ich gewährleisten, dass nach der Klausurtagung die optimale Grundlage für die weitere Bearbeitung im Unternehmen vorliegt.
7. Checkliste zur Vorbereitung einer Klausurtagung
Die folgende Checkliste fasst die wichtigsten Punkte aus diesem Leitfaden zusammen. Du kannst sie für deine eigene Planung nutzen oder als Grundlage für das Vorgespräch mit einer Moderation.
Ziel: Was wäre das ideale Ergebnis, und was braucht das Team, um nach der Klausurtagung klar weiterarbeiten zu können?
Erfahrungen: Was lief bei der letzten Klausurtagung gut, was hat nicht geklappt?
Themen und Dauer: Wie viele große Themen stehen an? Bei höchstens zwei Themen pro Tag ergibt sich daraus die Länge der Klausur.
Teilnehmende: Wer muss dabei sein, damit Entscheidungen getroffen und später mitgetragen werden? Je größer die Gruppe, desto mehr Zeit braucht es.
Erwartungen: Ein kurzer Online-Termin mit dem ganzen Team (etwa 60 Minuten) oder eine Umfrage mit 7 bis 10 Fragen zeigt, wo der größte Klärungsbedarf liegt.
Ort: außerhalb der eigenen Räume, möglichst ohne Störungen und mit Möglichkeiten für Spaziergänge oder Teambuilding im Freien.
Agenda: Check-in, Teambuilding, Themenarbeit, Auswahl, Ausarbeitung in Kleingruppen, nächste Schritte und Check-out. Pausen in der ersten Tageshälfte etwa alle 90 Minuten, in der zweiten alle 60 Minuten.
Material: Pinnwände, Flipcharts, Marker, Post-its und Templates für die Kleingruppen in A3 oder größer.
Moderation: Wer steuert den Prozess? Soll die Leitung inhaltlich voll mitarbeiten, übernimmt das besser eine externe Person.
Nach der Klausur: Wer erstellt die Dokumentation, wer verantwortet die nächsten Schritte, und wann findet der erste Folgetermin statt?
8. Häufige Fragen zur Klausurtagung
Welche Themen eignen sich für eine Klausurtagung?
Eine Klausurtagung eignet sich für Themen, die mehr Zeit und Ruhe brauchen, als ein normales Meeting bietet. In meiner Praxis sind das vor allem Vision und Strategie, die Jahresplanung mit Roadmap und Meilensteinen, Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die Zusammenarbeit im Team oder im Gremium. Bei einer Teamklausur kommt oft das Zusammenwachsen nach einer Phase des Wachstums oder nach einer Neubesetzung dazu.
Was kostet eine Klausurtagung mit externer Moderation?
Für die Moderation einer Klausurtagung berechne ich 3.750 € netto pro Tag. Darin sind Vorgespräch, Konzeption der Agenda und die Dokumentation der Ergebnisse enthalten. Eine dreitägige Klausur kostet 9.275 € netto. Tagungshaus, Übernachtung, Verpflegung und Reisekosten kommen hinzu.
Was ist bei einer Klausurtagung für den Betriebsrat anders?
Ein Betriebsrat ist ein gewähltes Gremium, dessen Zusammensetzung sich mit jeder Wahl ändert. Nach einer Neuwahl geht es deshalb oft zuerst um das gemeinsame Selbstverständnis, um Rollen und Vertretungen und um das Onboarding neuer Mitglieder und Ersatzmitglieder. Ansonsten folgt die Agenda denselben Prinzipien wie bei jeder anderen Klausurtagung: ein klares Ziel, Zeit für Beziehung, fokussierte Themenarbeit und verbindliche nächste Schritte.
Lesetipp: Steht bei deiner Klausur die Strategie im Mittelpunkt, findest du in meinem Leitfaden zu Aufbau und Moderation eines Strategie-Workshops einen Ablauf mit Methoden. Geht es vor allem um das Team und die Zusammenarbeit, lies meinen Artikel zum Team-Offsite: Aufbau, Agenda und Moderation.
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Fotografien von Angela Elbing