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Leitfaden Team-Offsite: Definition, Aufbau und Moderation


Ein Team arbeitet an einem Whiteboard in der Natur.
Ein mit DALL·E generiertes Bild eines Team-Offsite.

Teams brauchen Raum, um gemeinsam an kulturellen und strategischen Themen zu arbeiten. Ein Offsite bietet dafür den idealen Rahmen. Dieser Artikel richtet sich an Personen in Organisationen, die ein Team-Offsite planen und Anregungen für die Durchführung suchen.


Ich moderiere Offsites, Klausurtagungen und Strategie-Workshops. In diesem Artikel teile ich meine Erfahrungen und gebe Tipps und ein Beispiel für eine mehrtägige Offsite-Agenda.


Inhaltsverzeichnis:



1. Was ist ein Offsite?


Ein Offsite ist ein ein- bis mehrtätiges Teambuilding-Format, bei dem ein Team “offsite”, d.h. außerhalb des Arbeitsumfeldes, ein- bis zweimal im Jahr zusammenkommt, um an kulturellen oder strategischen Themen zu arbeiten. (Zur Unterscheidung der Begriffe Teambuilding und Teamentwicklung empfehle ich diesen Artikel.) Aufbau und Methodik erinnern stark an einen Workshop. Ein Offsite bietet einen sicheren und geschützten Raum, in dem Stärken und Schwächen gleichermaßen thematisiert und bearbeitet werden können. Damit dies gelingt, ist es wichtig, dass im Team eine offene und konstruktive Arbeitshaltung vereinbart und eingehalten wird. Dies geschieht in der Regel mit Unterstützung einer externen Moderation.


Tipp: Idealerweise findet ein Team-Offsite an einem besonderen Ort außerhalb der gewohnten Arbeitsumgebung statt. Dies fördert die Entstehung neuer Ideen und das Aufbrechen eingefahrener Routinen. Wenn das Budget begrenzt ist und die Bedingungen günstig sind, kann ein Offsite auch in den Räumlichkeiten der Organisation durchgeführt werden. In diesem Fall ist dafür zu sorgen, dass das Team ungestört und ohne Unterbrechung durch Kolleg*innen arbeiten kann.


2. Wann braucht ein Team ein Offsite?


In meiner Rolle als Berater und Moderator erlebe ich immer wieder, dass Teams im Arbeitsalltag zu wenig Zeit für Reflexion und Weiterentwicklung einplanen. Dies führt langfristig zu ineffektiver Zusammenarbeit, Konflikten und Fluktuation. Mitarbeiter*innen in effektiven Teams tauschen sich in täglichen (Daily) und wöchentlichen (Weekly) Meetings miteinander aus und reflektieren die Zusammenarbeit einmal im Quartal oder Halbjahr im Rahmen einer Retrospektive. So fördern sie ihre Entwicklung und können sich zeitnah und flexibel auf Veränderungen einstellen.


Ergänzend zu diesen Alltagsroutinen bietet ein Team-Offsite den idealen Rahmen für einen intensiven Austausch und die gemeinsame Arbeit an wichtigen Themen. Neben kulturellen (z. B. Werte, Verhaltensweisen, Feedback- und Meeting-Kultur) und strategischen Themen (z. B. Vision und Mission) kann ein Offsite auch erholsame, inspirierende und sportliche Elemente enthalten. Es kann eine Belohnung für eine intensive Arbeitsphase oder einen Erfolg sein, sollte aber nicht als Luxus oder Urlaub kommuniziert und verstanden werden. Zukunftsorientierte Organisationen bieten ihren Teams regelmäßig und bewusst Offsites an, um intensiv an Themen und Herausforderungen zu arbeiten, für die im Arbeitsalltag die Zeit fehlt.


Typische Situationen für ein Team-Offsite:

  • Du möchtest sicherstellen, dass die jüngsten Veränderungen im Team (Mitarbeiter*innen sind neu dazugekommen oder haben das Team verlassen) nicht zu Unsicherheit führen. Dann ist es an der Zeit, Klarheit über Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu schaffen, um eine effektive Zusammenarbeit sicherzustellen.

  • Du möchtest mit deinem Team eine gemeinsame Vision, Mission und Werte entwickeln und daraus sinnvolle Verhaltensweisen und nächste Umsetzungsschritte ableiten.

  • Du möchtest gemeinsam mit deinem Team an der strategischen Ausrichtung des Unternehmens arbeiten und bewusst Raum für alle Perspektiven und Ideen schaffen.



3. Vorbereitung und Moderation eines Offsite


Um die besondere und wertvolle Zeit eines Offsite produktiv zu nutzen, ist es wichtig, alle Beteiligten gut darauf vorzubereiten. Erarbeite zuerst in kleiner Runde mit 2-3 weiteren Mitarbeiter*innen, welche Herausforderungen, Ziele und Ergebnisse ihr mit dem Offsite verbindet. Organisiere dann ein Kick-Off mit dem gesamten Team, bei dem du dein Konzept, den Ort des Offsite und die Moderation vorstellst und Zeit für Anmerkungen und Fragen lässt. Das Kick-Off ist ein wichtiger Test für die vorab definierten Herausforderungen, hier wird die Priorität der Themen für das Team klarer und weitere, bisher nicht berücksichtigte Herausforderungen werden deutlich. Nach dem Kick-Off kann die Agenda im Detail ausgearbeitet und ein Offsite-Briefing mit allen relevanten Informationen an das Team verschickt werden. Idealerweise unterstützt dich eine externe und erfahrene Person bei der Konzeption und Moderation des Offsites. Dies hat folgende Gründe und Vorteile:


Eine externe Moderation

  • steht außerhalb der internen Hierarchie und bietet damit die optimale Voraussetzung, mit allen Beteiligten auf Augenhöhe zu kommunizieren.

  • übernimmt die volle Verantwortung für den Prozess und die Durchführung der Methoden. Dies entlastet die Führungskraft und das gesamte Team, so dass sich alle voll und ganz auf die Bearbeitung der Themen konzentrieren können.

  • hat viel Erfahrung mit anderen Teams und Organisationen und sorgt routiniert dafür, dass der geschützte und sichere Raum auf einem Offsite entsteht und erhalten bleibt. Er*sie hält Spannungen aus und bringt das Team nach Konflikten wieder zusammen.

  • bringt eine wertvolle Außenperspektive auf die Themen und Verhaltensweisen des Teams ein. Er*sie stellt andere Fragen als Interne und kann den “Elefant im Raum” besser erkennen und benennen. Externe Impulse werden erfahrungsgemäß besser vom Team angenommen.


Eine erfahrene und externe Perspektive ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für das Gelingen eines Offsite. Ich empfehle daher, auch bei kleinen Budgets Unterstützung in Anspruch zu nehmen. Allein die Beratung bei der Methodenwahl und die gemeinsame Gestaltung der Agenda helfen, viele Fehler zu vermeiden. Auch eine punktuelle externe Moderation (z.B. für einen halben oder ganzen Tag) kann eine kostengünstige Lösung sein, um das Team in einer bestimmten Arbeitsphase oder bei der Bearbeitung eines kritischen Themas zu unterstützen.


Tipp: Es ist normal, dass auf einem Offsite Spannungen auftreten und bearbeitet werden. Es kann punktuell auch zum Kontrollverlust kommen, das sind oft Momente mit großem Wachstumspotenzial. Gerade in diesen emotionalen Situationen unterstützt eine erfahrene Moderation und sorgt für Entlastung und Klärung.


4. Agenda-Beispiel für ein mehrtägiges Offsite


Eine Berliner Kommunikationsagentur mit 14-köpfigem Team hat mich mit der Konzeption und Moderation eines dreitägigen Offsites beauftragt. Die Geschäftsleitung ist mit folgender Herausforderung an mich herangetreten: Wir sind gewachsen und möchten diesen Erfolg gemeinsam mit dem Team wertschätzend feiern. Gleichzeitig möchten wir die Basis für die zukünftige Zusammenarbeit (Klarheit über Ziele, Rollen und Aufgaben schaffen) und die strategische Ausrichtung des Unternehmens legen. Nach einem einstündigen Briefing habe ich die folgende Agenda erstellt. Anhand dieses Beispiels wird greifbar, wie ein Offsite methodisch aufgebaut werden kann. Das Team reist am ersten Tag gemeinsam an, deshalb beginnt das Offsite nachmittags. Ergänzende informelle Aktivitäten (z. B. Abendfeier, Exit Game, Tauziehen, Floßbau, Laser Tag oder Hochseilgarten) sind wichtig, werden aber in dieser Agenda nicht explizit erwähnt.



Template mit einem persönlichen Profil.
Ein pesönliches Profil für den intensiven Check-in.


Tag 1: Teambuilding und Analyse der Ist-Situation (15–19 Uhr)

  • Marshmallow-Challenge: In Kleingruppen mit 4 Personen bauen die Teilnehmer*innen Türme aus Spaghetti, Kreppband und einem Marshmallow. Ziel: Einen lockeren Einstieg in das Offsite schaffen und die Teilnehmer*innen mit einer einfachen Übung aktivieren und einfach mal machen lassen. Durch die Übung lernen sie, dass es sich lohnt Ideen frühzeitig prototypisch umzusetzen, zu testen und zu verbessern.

  • Intensiver Check-in: Jede*r füllt ein persönliches Profil (kostenfreier Download am Ende des Artikels) aus und stellt sich dann in Kleingruppen vor. Ziel: Sich besser kennen lernen und Neues übereinander erfahren. Mit den richtigen Fragen funktioniert die Übung auch bei eingespielten Teams sehr gut. Mögliche Fragen sind: Was motiviert dich bei deiner täglichen Arbeit? Was sind deine beruflichen Ziele? Was brauchst du vom Team? Was kannst du dem Team geben?

  • Sailboat: Zur Analyse der Ist-Situation werden im Plenum die folgenden Fragen nacheinander beantwortet: Worauf können wir als Team stolz sein, was läuft in unserer Zusammenarbeit richtig gut? Was hält uns als Team momentan zurück? Ziel: Das Team würdigt zunächst die bisherigen Erfolge und benennt, was gut läuft. Anschließend werden auch die aktuellen Herausforderungen am Whiteboard gesammelt und thematisch gruppiert.

  • Auswahl der Herausforderungen: Zunächst werden 3-4 Auswahlkriterien definiert, anschließend erfolgt eine “stille Auswahl” am Whiteboard per Dot-Voting. Ziel: Priorisierung von max. 3 Herausforderungen für die Bearbeitung am nächsten Tag.


Tag 2: Ausarbeitung von Vision, Rollen sowie Ideenentwicklung (9-18 Uhr)

  • Visionswerkstatt: In drei Schritten wird gemeinsam eine Vision entwickelt. In Kleingruppen wird jeweils ein Visionsentwurf erstellt. Dann finden sich zwei Teams zusammen und führen ihre Vorschläge zu einem Ergebnis zusammen. Diese werden abschließend im Plenum vorgestellt und mit Hilfe der Moderation sinnvoll zu einer Version zusammengeführt. Ziel: Alle haben die Möglichkeit, sich an diesem Prozess zu beteiligen und am Ende steht eine prototypische Vision.

  • Listening-Walk: Die Teilnehmer*innen gehen in Kleingruppen auf einen Spaziergang und tauschen sich gezielt über ein zuvor definiertes Thema aus (z. B. über die eigene Rolle im Unternehmen, die Unternehmenswerte oder die persönliche Motivation). Anschließend erfolgt eine kurze Reflexion der Erkenntnisse im Plenum. Ziel: Perspektivenwechsel durch Ortswechsel und Einbeziehung des Körpers.

  • Entwicklung von Ideen und Lösungsansätzen: Das Team erarbeitet in Brainstormings und Gruppenarbeiten Lösungen zu vorgegebenen Themen (in diesem Fall: Rollen und Aufgaben) sowie zu den vom Team ausgewählten Herausforderungen des Vortages. Ziel: Grundlegende Themen bearbeiten und auch Raum für die Lösung von Themen anbieten, die vom Team als relevant erachtet werden.


Tag 3: Entwicklung der nächsten Schritte und Abschluss (9-13 Uhr)

  • Entwicklung eines strategischen Zielmodells: Gemeinsam werden die wichtigsten strategischen Ziele für die nächsten Monate definiert und dann in Kleingruppen durch Schlüsselergebnisse, Projekte, Aufgaben und Verantwortlichkeiten konkretisiert. Ziel: Die nächsten Ziele und Ergebnisse klar benennen und messbar machen sowie Verantwortlichkeiten für Projekte und Aufgaben zuweisen. Am Ende des Offsite weiß jede*r, in welcher Form er oder sie in den nächsten Monaten zum Erfolg und zu den Zielen des Teams beitragen kann.

  • Intensiver Check-out: Jede*r schreibt für jede*n eine Karte mit einem Kompliment, dann werden die Karten persönlich unter vier Augen ausgetauscht. Ziel: Die Teilnehmer*innen beenden das Offsite durch einen wertschätzenden Abschlussmoment. So wird ein verbindendes Gemeinschaftsgefühl gefördert.



Karte mit einem persönlichen Kompliment.
Auch die Moderation erhält Komplimente.


5. Nach dem Offsite ist vor dem Offsite


Vielleicht hast du es schon geahnt: Ein Großteil der Arbeit wird nach dem Offsite auf das Team zukommen. Deshalb ist es wichtig, in den folgenden Monaten mindestens 5% der Arbeitszeit für die Bearbeitung der Themen in Form von Meetings und Workshops einzuplanen. Auf dem Event selbst wird nur der Grundstein für die Entwicklung gelegt. Idealerweise organisierst du mindestens einmal im Jahr ein zwei- bis dreitägiges Offsite mit deinem Team, damit ihr euch gerade in diesen herausfordernden Zeiten kontinuierlich weiterentwickelt.


Tipp: Vereinbare Routinen und Follow-up-Termine mit dem Team, um nach dem Offsite regelmäßig zu überprüfen, ob alle mit ihren Projekten und Aufgaben vorankommen und wo sie Unterstützung benötigen.


6. Methoden und Offsite-Orte in Brandenburg


Abschließend empfehle ich Quellen für Teamentwicklungs- und Teambuilding-Methoden sowie besondere Offsite-Orte in der Nähe von Berlin.


Methoden:


Offsite-Orte:


Hier gibt's das Methoden-Template zum Ausdrucken:

Persoenliches_Profil_Methoden-Template
.pdf
PDF herunterladen • 41KB


Abschließend empfehle ich noch den zum Thema passenden Artikel über Aufbau und Moderation eines Strategie-Workshop.



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