Strategie-Workshops sind wichtig für die Entwicklung einer Organisation. Hier kommen Führungskräfte, Schlüsselpersonen und Stakeholder zusammen, um gemeinsam mittel- sowie langfristige Unternehmensziele zu definieren und strategische Maßnahmen zu planen. Ein erfolgreicher Strategie-Workshop führt zu Klarheit über die größten Herausforderungen und einer Auswahl der sinnvollsten Lösungspotenziale.
Ich moderiere Strategie-Workshops, Klausurtagungen und Offsites. In diesem Artikel teile ich meine Erfahrungen zur Vorbereitung und dem Ablauf eines erfolgreichen Strategie-Workshops, nenne ausgewählte Methoden und gebe Tipps, um typische Fehler zu vermeiden. Kontaktiere mich, wenn du einen Moderator für einen Strategie-Workshop suchst.
Strategie ist ein strukturierter Ansatz zur Lösung von Problemen
In Strategieprojekten und Workshops bemerke ich immer wieder Missverständnisse und Unklarheiten über den Strategiebegriff und die Entwicklung einer Strategie bei den Teilnehmenden. Damit ein Strategieprozess erfolgreich gestaltet und moderiert werden kann, ist es grundlegend, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis vom Vorgehen und den erwarteten Ergebnisse haben.
Der Begriff „Strategie” basiert auf dem altgriechischen Wort stratēgía. Er entstammt dem Militär und wird heute in Spiel und Sport, der Politik sowie im wirtschaftlichen Kontext eingesetzt. Strategie ist im Wesentlichen ein strukturierter Ansatz zur Lösung von Problemen unterschiedlicher Art und Komplexität. Strategie ist eine spezifische Art zu denken und zu handeln, und ein Workshop ist ein effektives Format, um in einem multidisziplinären Team strategisch zu arbeiten. Letztendlich dreht sich strategisches Denken und Handeln um die Verbesserung von Entscheidungsprozessen. So können Ressourcen effizient und effektiv eingesetzt und die Erfolgschancen in Bezug auf das definierte Ziel maximiert werden.
Die wichtigste Frage: Wozu sagen wir Nein?
Die wichtigste Fähigkeit im Kontext der Strategieentwicklung ist die Reduktion. Strategisch zu Denken und zu Handeln bedeutet bewusst Ja und auch Nein zu Potenzialen zu sagen. Leider wird diese Kompetenz immer wieder von Entscheider*innen und Teams übersehen. Es findet keine Auswahl von Potenzialen statt, stattdessen sollen alle Möglichkeiten gleichwertig und gleichzeitig umgesetzt werden. Hierbei wird vergessen, dass die zur Verfügung stehenden Ressourcen endlich sind: Die begrenzte Arbeitszeit der Mitarbeitenden, die limitierten finanziellen Ressourcen des Unternehmens, fehlendes Wissen im Team oder ein bereits bestehender „unfairer” Vorsprung anderer Organisationen sind wichtige Faktoren, wenn es um die Bewertung und Auswahl von strategischen Maßnahmen geht. Auch eine ungesunde Fehlerkultur im Unternehmen kann den Entscheidungsprozess soweit lähmen, dass aus Angst vor einem Fehler keine Entscheidung getroffen wird. Was am Ende einer “passiven” Entscheidung entspricht, die meistens strategisch ungünstig ist.
Bei der Entwicklung einer Strategie geht es um Konzentration. Eine gute Strategie identifiziert die kritischsten Herausforderungen und Ziele und definiert dann, aufbauend auf den zur Verfügung stehenden Ressourcen, passende Maßnahmen zur Lösung. Eine gute Strategie schließt also viele sinnvolle Möglichkeiten aus. „Wozu sagen wir Nein?” ist die wichtigste Frage im Kontext einer effektiven und erfolgreichen Strategieentwicklung und sollte unbedingt im Rahmen eines Strategie-Workshops gestellt und beantwortet werden.
Typische Ergebnisse eines Strategie-Workshops
Wie bei jedem effektiven Workshop ist es auch bei der Strategieentwicklung entscheidend, zu Beginn des Prozesses Klarheit über die gewünschten Ergebnisse zu entwickeln. Je nach Herausforderung variieren diese, ich beschreibe hier eine Auswahl an potenziellen Ergebnissen und Zwischenzielen, die besonders hilfreich sind, wenn es darum geht, die strategische Ausrichtung einer Organisation zu prüfen und weiterzuentwickeln.
Synchronisation der Beteiligten: Die Abfrage von Annahmen und Kenntnissen zur definierten Herausforderung bei allen Teilnehmenden. Verstehen alle die Herausforderung, bewerten diese als relevant und sind bereit daran zu arbeiten? Ist allen klar, was es bedeutet strategisch zu denken und zu handeln?
Definition von Vision und Mission: Existieren diese bereits und sind sie im Team und der Organisation bekannt? Falls nein, wie lauten sie? Eine klar definierte Vision und Mission unterstützen das Team bei der strategischen Auswahl von sinnvollen Maßnahmen.
Markt- und Wettbewerbsanalyse: Eine ganzheitliche Perspektive auf die interne und externe Ausgangssituation ist die Grundlage für die Entwicklung einer Strategie. Besteht Klarheit über die eigenen Stärken und Schwächen, Chancen und Risiken sowie ein Überblick über die aktuelle Wettbewerbssituation sowie Trends?
Definition von Zielen sowie Auswahl von Herausforderungen und Potenzialen: Aufbauend auf den Erkenntnissen und Herausforderungen werden Unternehmensziele sowie die größten Potenziale für die Organisation ausgewählt. Welche Herausforderung sollte dringend gelöst werden? Was erweitert das bestehende Portfolio sinnvoll? Welches Geschäftsfeld hat das größte Potenzial? Welche Maßnahmen zahlen auf Mission und Vision ein?
Entwicklung und Auswahl von Ideen und Maßnahmen: Passend zu den ausgewählten Herausforderungen und Potenzialen werden konkrete Ideen und Maßnahmen entwickelt und priorisiert. Was liegt in unserem Kompetenzbereich? Verfügen wir über die nötigen Ressourcen? Welche Maßnahmen haben die stärkste Hebelwirkung bzw. das größte Erfolgspotenzial?
Roadmap, Milestones und Messwerte: Die ausgewählten Maßnahmen werden in Projekte und Aufgaben aufgeschlüsselt, zeitlich eingeordnet und mit klaren Verantwortungen versehen. Wie messen wir den kurz- und langfristigen Erfolg der Maßnahmen?
Interne Kommunikationsstrategie: Am Ende werden Maßnahmen definiert, um die Entscheidungen und Ergebnisse transparent und nachvollziehbar ins Unternehmen zu kommunizieren. Wie fördern wir Zustimmung und Akzeptanz in der Organisation für die Strategie?
Aufbau eines Strategie-Workshops: Phasen und Methoden
Um beispielhaft zu verdeutlichen, wie eine erfolgreiche Strategie im Rahmen eines Workshops (eintägig von 9 bis 18 Uhr) entsteht, bringe ich ausgewählte Methoden in einen chronologisch sinnvollen Ablauf. Ich orientiere mich dabei an den bereits genannten typischen Ergebnissen sowie den im Artikel “Effektive Workshops: Das Framework” beschriebenen vier Phasen: Recherche, Fokus, Ideenentwicklung und Planung.
Der Vormittag des Strategie-Workshops wird genutzt, um mit dem multidisziplinären Team ein gemeinsames Strategieverständnis sowie eine ganzheitliche Perspektive auf innere (Stärken, Schwächen, Ressourcen, Know-how) und äußere Faktoren (Trends, Wettbewerb, Chancen, Risiken) zu entwickeln. Dann werden Ziele definiert und besonders relevante Herausforderungen und Potenziale ausgewählt. Am Nachmittag werden dann Ideen und Maßnahmen entwickelt, nach klaren Entscheidungskriterien priorisiert und in der Umsetzung geplant.
Vormittag, 9–13 Uhr: Informationen sammeln und Fokus definieren.
Klärung der Ziele und Erwartungen aller Teilnehmenden in Bezug auf den Workshop und die definierte Herausforderung.
Impulsvorträge zu vorab definierten Themen, um eine ganzheitliche Perspektive zu entwickeln (z. B. Wettbewerb, Trends, Vision, Mission, Unternehmenswerte).
Analyse der Ist-Situation. Interne Stärken und Schwächen sowie externen Chancen und Risiken werden zum Beispiel in Form einer SWOT-Analyse oder der Sailboat-Übung erarbeitet.
Strategieentwicklung: Identifikation von strategischen Herausforderungen und Potenzialen, Definition von Zielen, Prioritäten und Handlungsmöglichkeiten.
Nachmittag, 14–18 Uhr: Maßnahmen entwickeln, auswählen und Umsetzung planen.
Ideenentwicklung mit Hilfe von co-kreativen Methoden und Techniken in Bezug auf die konkrete Herausforderung und Potenziale (Silent Brainstorming, Mind Mapping, Crazy Eight).
Auswahl und Bewertung von Maßnahmen nach sinnvollen Entscheidungskriterien (Ressourcen, Nutzerzentrierung, Nachhaltigkeit) sowie in Bezug auf die Vision und Mission der Organisation.
Planung der Umsetzung in Form einer Roadmap mit Milestones. Klare und nachvollziehbare Projekten, Aufgaben und Verantwortungen werden definiert.
Planung von Maßnahmen zur Kommunikation der Strategie ins Unternehmen.
Typische Fehler bei Strategie-Workshops
Ergänzend möchte ich auf typische Fehler eingehen, die du bei Vorbereitung, Ablauf und Moderation eines Strategie-Workshops am besten vermeidest:
Durch mangelnde Vorbereitung entsteht keine ganzheitliche Perspektive auf interne und externe Faktoren, diese ist aber zur Definition der wichtigsten Herausforderungen und Potenziale nötig.
Es fehlen wichtige Perspektiven und Entscheider*innen im Team, um das Thema ganzheitlich zu erfassen und nach dem Workshop die nötige Unterstützung in der Organisation zu erhalten.
Es bestehen Unklarheiten in Bezug auf Ziele, Ergebnisse und den Strategiebegriff.
Es existiert keine strukturierte Agenda mit sinnvoll aufeinander aufbauenden Methoden und Ergebnissen, was zu einer ineffektiven Arbeitsweise führt.
Die Moderation durch eine interne Person provoziert Hierarchiekonflikte.
Am Ende des Workshops werden keine nächsten Schritte in Form von Folgeterminen, Aufgaben, Projekten und Verantwortungen dokumentiert, so dass das weitere Vorgehen unklar bleibt.
Es findet keine transparente und nachvollziehbare Kommunikation der Ergebnisse in die Organisation statt, was zu Ablehnung und mangelnder Unterstützung führt.
Strategieentwicklung mit LEGO® Serious Play®
Zum Abschluss möchte ich noch auf LEGO® Serious Play® hinweisen, eine Methode, die sich besonders für den Einsatz im Rahmen von Strategie-Workshops eignet. Mithilfe von LEGO-Steinen werden die Teilnehmenden aktiv einbezogen und abstrakte Gedanken sowie komplexe Zusammenhänge werden schnell (be)greifbar. LEGO® Serious Play® basiert auf umfassenden wissenschaftlichen Erkenntnissen und ist viel mehr als ein spielerischer Ansatz. Detaillierte Informationen hierzu findest du in meinem Artikel über ein LSP-Training bei Robert Rasmussen. Die Methode fördert das kreative Denken sowie die Lösungsfähigkeit und Innovationskraft der Teilnehmenden. Ich nutze LSP in strategischen Prozessen und Strategie-Workshops z. B. um eine gemeinschaftliche Vision oder Rollen und Aufgaben von Mitarbeitenden sichtbar zu machen. Gemeinsam mit der Berliner Transformations- und Innovationsberatung openmjnd biete ich diverse Workshop-Formate mit LSP an.
Abschließend noch ein zum Thema passender Blogartikel: Einfach erklärt: Vision, Mission und Strategie.
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Fotografie von Angela Elbing.