Workshop-Design Teil 1: So gestaltest du effektive Workshops
- Steffen Sommerlad
- 10. Jan.
- 3 Min. Lesezeit
Aktualisiert: vor 7 Stunden
Seit 2016 begleite ich Teams durch Coaching und Facilitation/Moderation bei der Konzeption und Durchführung von Workshop-Formaten. In diesem Artikel stelle ich dir ein bewährtes 4-Phasen-Modell vor. Damit kannst du Workshops wirksam und zielorientiert aufbauen.
Workshops sind ein zentrales Format, um gemeinsam an komplexen Themen zu arbeiten, neue Ideen zu entwickeln und konkrete Lösungen voranzutreiben. Damit ein Workshop nicht im Chaos endet oder nur oberflächliche Ergebnisse liefert, ist eine durchdachte Struktur notwendig. Dieser Artikel richtet sich an Personen, die Workshops gestalten und sicherstellen möchten, dass alle Beteiligten mit Klarheit, Energie und konkreten Ergebnissen den Raum verlassen.
Inhaltsverzeichnis:
Workshop-Design: Die vier Phasen eines effektiven Workshops
Teams scheitern oft daran, Informationen strukturiert und effektiv zu sammeln, bestehende Potenziale zu erkennen und anschließend gemeinsam Lösungen und Ideen für die aktuell relevantesten Herausforderungen zu entwickeln. Ein gemeinsames Verständnis und Klarheit über die nächsten Schritte sind besonders zu Projektbeginn grundlegend für eine produktive Zusammenarbeit.
Ein Workshop leistet genau das: Die Entwicklung konkreter und strategischer Ergebnisse. Alle Teilnehmenden werden gehört und haben die Chance, ihr Wissen und ihre Perspektive beizutragen. Die vier Phasen eines effektiven Workshops lauten: Recherche, Fokus, Ideenentwicklung und Planung.
1. Recherche
In dieser Phase sammelt das Team so viele Daten, Informationen, Inspirationen und Erkenntnisse zum definierten Problem oder Thema wie möglich. Dies kann direkt im Workshop oder vorab durch Online-Umfragen, Markt- und Trend-Recherchen, die Analyse von Wettbewerbern und der Ist-Situation erfolgen.
Während dieser Phase ist es wichtig, die Daten so strukturiert wie möglich sichtbar zu machen, damit alle im Team einen ganzheitlichen Überblick über die Ergebnisse haben. Am besten funktioniert das auf einem Whiteboard, einer Whiteboard-Folie oder Packpapier. So können die Ergebnisse übersichtlich zusammengetragen und gleich sinnvoll nach Kategorien gruppiert werden. In der Regel reichen Post-its in zwei verschiedenen Farben. Eine Farbe wird für die Kategorien genutzt, die andere für die Potenziale und Erkenntnisse.
2. Fokus
Nachdem die erste Phase abgeschlossen ist, wählt das Team die stärksten Erkenntnisse und Potenziale aus. Hierzu stimmt es mithilfe von Klebepunkten direkt am Whiteboard ab. Dies kann entweder gleichzeitig an der Wand oder schriftlich und anonym erfolgen, je nachdem, wie offen die Unternehmenskultur, die Teamdynamik und der persönliche Bezug der Teilnehmenden zum Thema sind. Falls es zu viele Potenziale gibt, lassen sich diese gut mithilfe einer Aufwand-Wirkung-Matrix ordnen und priorisieren. Die Auswahl von Potenzialen bedeutet, dass einige Potenziale vorerst nicht weiter bearbeitet werden. Die wichtigste Entscheidung im Rahmen eines effektiven Workshops ist die Antwort auf die Frage: Welche Potenziale ignorieren wir, wozu sagen wir zu diesem Zeitpunkt nein?
3. Ideenentwicklung
Das Team hat eine ganzheitliche Sicht auf das Thema bzw. die Herausforderung entwickelt und die vielversprechendsten Potenziale gemeinsam ausgewählt. In der dritten Phase beginnt die Entwicklung von Lösungen und Ideen. Es reicht natürlich nicht die Zeit aus, um fertige Designs oder detaillierte Konzepte zu erarbeiten. Es geht um erste Prototypen, die die Lösungen und Ideen für andere nachvollziehbar machen (z. B. einfache Skizzen, ein Inhaltsverzeichnis, ein kurzes Storyboard oder ein Beschreibungstext). Mit diesen Prototypen soll zuerst im Team geprüft werden, ob eine gemeinsame Vorstellung von der Lösung besteht. Solange Ideen nur abstrakt vorliegen, weichen die Vorstellungen stark voneinander ab. Einfache Prototypen helfen dabei, Ideen konkret und greifbar zu machen.
4. Planung
In der letzten Phase des Workshops wird die Umsetzung der ausgewählten Lösungen und Ideen geplant. Welche konkreten nächsten Schritte sind zur Ausarbeitung nötig? Wer übernimmt die Verantwortung für welche Idee? Wer kümmert sich um welche Aufgaben? Welche Informationen benötigt das Team, um die Ideen effektiv ausarbeiten zu können? Welche Unterstützung wird im Unternehmen zur Umsetzung benötigt? Bei großen und langfristigen Projekten hilft die Definition einer Roadmap mit Meilensteinen, um Klarheit über Aufwand und Projektlaufzeit zu schaffen.
In zwei weiteren Artikeln dieser Serie stelle ich dir die vier Phasen Recherche, Fokus, Ideenentwicklung und Planung detailliert vor.